Zou het niet mooi zijn als je LMS geheel automatisch inwerktrajecten zou toewijzen aan al je nieuwe medewerkers? Of als het gebruikers automatisch zou herinneren aan de vervolgcursus van een afgeronde training? Op het LMS van Studytube is het een realiteit, dankzij de automatische triggers. Het enige wat jij als LMS Manager moet doen: de trigger eenmalig instellen, en achteraf versteld staan van de tijd en moeite die je bespaart. Maar wat zijn automatische triggers precies?
Iedere eindgebruiker heeft een uniek leerpad op de academy van jouw organisatie, maar voor de LMS Manager horen daar standaard enkele routinetaken bij. Nieuwe werknemers moeten bijvoorbeeld een bijpassend inwerktraject volgen in je leeromgeving, terwijl kersverse managers zich moeten voorbereiden op hun rol via een leiderschapscursus.
Het kost LMS Managers veel tijd en zoekwerk om al die bedrijfsinterne gebeurtenissen bij te houden en vervolgens te koppelen aan de juiste actie. Bovendien bestaat de kans dat men dingen simpelweg over het hoofd ziet. Daarom kan je op het LMS van Studytube gebruikmaken van automatische triggers.
Wat zijn automatische triggers?
Elke automatische trigger volgt een driedelig proces: gebeurtenis, criterium, actie. Wanneer jij een trigger instelt, dan geef je je LMS de opdracht om een specifieke actie uit te voeren, maar alleen als er een gebeurtenis plaatsvindt die beantwoordt aan één of meerdere criteria.
Je hoeft een trigger slechts één keer in te voeren; vervolgens doet het LMS de rest. Het systeem volgt alle (leer)activiteiten; zodra de voorwaarden van jouw automatische trigger worden ingevuld (de juiste gebeurtenis en het correcte criterium), dan treedt de actie in werking.
Gebeurtenissen en criteria
Je kan een automatische trigger instellen voor de volgende gebeurtenissen:
- Er is een nieuwe gebruiker in je academy (bijv. een nieuwe werknemer);
- Een gebruiker rondt een training af;
- Een gebruiker wordt lid van een team;
- Een gebruiker wordt LMS Manager;
- De functietitel van een gebruiker wordt bijgewerkt;
- (binnenkort beschikbaar) Aanvullende informatie van een gebruiker wordt bijgewerkt.
Wanneer één van deze gebeurtenissen plaatsvindt en van toepassing is op een groep gebruikers met een bepaalde taal, functietitel of team (criteria), dan kan het LMS namens jou een actie uitvoeren.
Mogelijke acties
De actie heeft altijd betrekking op de toewijzing van leercontent (bijv. een verplichte training), een rol of een team. Je kan kiezen voor een onmiddellijke actie of een uitgestelde actie.
Automatische triggers: voorbeelden
Onboarding
Met een automatische trigger is het mogelijk om elke nieuwe eindgebruiker automatisch door te verwijzen naar hun inwerktraject. Zo moet je dat zelf niet bijhouden, en hoeft de medewerker op de eerste werkdag zelf niet op zoek te gaan in de (voorlopig) onbekende leeromgeving.
Je kan bijvoorbeeld, zodra een nieuwe gebruiker lid wordt van de academy (gebeurtenis) én hij of zij Nederlands heeft ingesteld als voertaal (criterium), het Nederlandstalige inwerktraject automatisch laten toewijzen (actie).
Theorie en praktijkoefeningen
Wat als jouw medewerkers een verplichte theoretische opleiding moeten volgen en daarna die kennis moeten oefenen in de praktijk? Als LMS Manager verspil je veel tijd door al die trainingen afzonderlijk toe te kennen en ieders vooruitgang op te volgen. Zodra iemand klaar is met de theorie, moet je hen namelijk meteen doorsturen naar het praktische luik.
Op het moment dat iemand op het platform de theorie afrondt, kan het LMS via een trigger automatisch de bijbehorende praktijkopleiding toewijzen. Als jij dat wilt, verwijst het systeem de gebruiker met vertraging (bijvoorbeeld een jaar later) door naar een herhalingscursus om alles weer op te frissen.
Een nieuwe manager
Wanneer werknemers doorgroeien naar een nieuwe functie, dan hoort daar vaak een opleiding bij om hen voor te bereiden op dat aangepaste takenpakket. Dankzij een automatische trigger kan je bijvoorbeeld nieuwe managers, als hun functietitel wordt aangepast op het platform, doorsturen naar een leerlijn over management en hen meteen ook toevoegen aan het managementteam van je LMS.
Ondersteuning
Lukt het je niet zo goed om een automatische trigger in te stellen op je LMS? Vraag dan raad aan onze Customer Service-afdeling. Wil je liever weten welke triggers er handig zijn voor jouw organisatie en haar leerbehoeften? Neem dan contact op met je Customer Success Manager.
