Hoewel de exitstrategie ons langzaam maar zeker naar het einde van de lockdown leidt, blijft thuiswerken wellicht nog een tijdje de norm in Nederland. Het blijven onzekere tijden voor ons allemaal, met een bijkomende uitdaging voor leidinggevenden: hoe begeleid je namelijk een team in een sfeer van samenhorigheid, terwijl de leden ervan noodgedwongen apart werken?
Wees begripvol
Bestudeer de thuiswerksituatie van je teamleden: wie heeft er jonge kinderen? Wie woont er in een klein appartementje zonder tuin? Sommigen zullen worstelen met eenzaamheid, terwijl anderen dagelijks opboksen tegen een druk gezinsleven.
Toon begrip voor deze veranderde werkomstandigheden: laat zien dat je begrijpt hoe verwarrend deze situatie kan zijn, en dat het niet realistisch is om te verwachten dat je team thuis even productief is als anders.
Bied perspectief
Het is een uiterst menselijke reactie om in deze onvoorspelbare periode te vrezen voor jobverlies; mogelijk kampen ook jouw teamleden met deze zorgen. Blijf echter te allen tijde een onvervalste cheerleader en durf je team uit te dagen. Niemand weet wat de toekomst brengt, maar de coronacrisis biedt wel de ideale gelegenheid om je thuis te blijven ontwikkelen.
Zo biedt de gratis online trainingsbibliotheek van Studytube's Learn Together Academy een weelde aan kennis: meer dan 250 online trainingen en 500 microlearnings over talloze onderwerpen. Hier kan je je optimaal voorbereiden op een wereld ná corona.
Stel duidelijke verwachtingen
Welke opdrachten wil je samen tot een goed einde brengen? Welke concrete resultaten verwacht je op korte en lange termijn? Wie is verantwoordelijk voor welke taken? Door duidelijke doelstellingen te formuleren per medewerker en op teamniveau, creëer je een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid en blijft iedereen gemotiveerd.
Wees niet bang om vervolgens de controle los te laten en je medewerkers te vertrouwen. Je kan vanuit jouw woonkamer nu eenmaal niet inschatten hoe (on)productief iemand is – maar op kantoor is dat ook niet altijd gemakkelijk.
Heeft er iemand uitstekend werk geleverd? Aarzel dan niet om hem of haar virtueel in het zonnetje te zetten en dat succes te delen met de rest van het bedrijf.
Voer een heldere communicatie
Een transparante communicatie tussen manager en teamleden is nu belangrijker dan ooit; je communiceert beter te veel dan te weinig. Plan regelmatig een virtuele vergadering om de laatste stand van zaken te bespreken (bijv. op maandagochtend), en laat daarbij elk teamlid aan het woord. Blik terug op de prestaties van de week ervoor: hoe ziet ieders voortgang eruit? Zijn er bepaalde hindernissen? Wens vervolgens iedereen succes voor de nieuwe werkweek. Op die manier stimuleer je het groepsgevoel.
Misverstanden zijn lastiger op te lossen vanaf een afstand. Gebruik chatprogramma’s om elkaar snel korte vragen te stellen en zo te verzekeren dat iedereen een bepaalde opdracht goed begrepen heeft. Maak jullie kalenders openbaar, zodat jullie weten wie wanneer druk bezig is – of wanneer de kinderen weer wat aandacht nodig hebben.
Geef hierbij zelf het goede voorbeeld. Ben je even onbereikbaar? Laat dat dan duidelijk weten, en vermeld ineens wanneer je weer beschikbaar bent.
Beperk het aantal online tools
De meeste kantoren blijven tot nader order gesloten, dus we vergaderen massaal online. Er zijn verscheidene (gratis) programma's die dat kunnen faciliteren, dus maak ook hier enkele ondubbelzinnige afspraken: welke platformen gaan jullie gebruiken voor langere videogesprekken, korte telefoontjes, etc.?
Door hierover duidelijkheid te scheppen kan iedereen de software in kwestie op voorhand verkennen en vermijd je vertragingen door technische verwarring: hoe deel ik mijn scherm? Hoe kan ik deze sessie opnemen en achteraf delen?
Hoe gaat het met iedereen?
Het coronavirus laat diepe sporen na in onze mentale gezondheid: angst en onzekerheid zijn nooit ver weg. Verzeker je teamleden dus dat je veel belang hecht aan hun psychologische welzijn, en vraag regelmatig hoe het met hen gaat. Dit doe je bij voorkeur in een videogesprek, zodat je iemands gemoedstoestand beter kunt aflezen via zijn of haar lichaamstaal.
Geef hen tijd en ruimte om hun twijfels uit te spreken, maar zorg er wel voor dat de vergadering niet uitmondt in een ellenlange klaagzang die iedereen nog wat neerslachtiger maakt. Toon vertrouwen, positivisme en hoop, en blijf iedereen aanmoedigen. Dat werkt namelijk uiterst aanstekelijk, en je teamleden zullen dit gedrag graag kopiëren.
