Het rendement van competentiemanagement

Overweegt jouw organisatie om te beginnen met het managen van de competentieontwikkeling van medewerkers? Dat vraagt een investering, zowel in tijd als in geld. Maar is deze investering het waard? Die vraag wil je natuurlijk beantwoorden zodat jullie organisatie weet of de investering zinvol is. Maar voordat je zover bent, moet je eerst een aantal evaluatiepunten inzichtelijk maken. In deze blog leggen we uit wat de return on investment (ROI) op competentiemanagement is en hoe je die bepaalt. Dat helpt jou bij het bouwen van de business case voor de investering in leren en ontwikkeling in jouw organisatie én bij de evaluatie van het competentiemanagement traject.

De ROI op competentiemanagement

De ROI drukt de winst van een bepaalde investering uit als percentage van de investeringskosten. De algemene formule voor het berekenen van ROI¹ is deze:

Met de ROI op competentiemanagement, druk je de winst oftewel de baten van competentieontwikkeling uit als percentage van de kosten die hierin worden geïnvesteerd. Onder de kosten vallen de investeringen in tijd en geld. Met baten bedoelen we: wat levert competentieontwikkeling op? Dus het resultaat van de verbeterde beheersing van vaardigheden. Maar ook stijging van business resultaten als omzet en winst vallen onder de baten. Soms telt het aantal gecertificeerde medewerkers ook mee. Behalve deze ‘harde cijfers’ kijken sommige organisaties ook naar het effect op medewerkers. De bijdrage aan de medewerkerstevredenheid en de mate waarin zij de geleerde stof in praktijk brengen, zijn heel waardevol.

Het antwoord op de vraag “wat is de ROI op competentiemanagement?” begint eigenlijk bij de vraag “wat willen we dat competentiemanagement gaat opleveren?”.

Bepaal het doel van competentieontwikkeling

Pas als je heldere doelstellingen hebt geformuleerd, kun je meten hoe deze worden beïnvloed door competentiemanagement. Afhankelijk van jullie organisatiedoelen, kun je de volgende KPI’s uit Kirkpatrick’s evaluatiemodel meenemen in je evaluatie van competentiemanagement:

1. Reactie
2. Leren
3. Gedrag
4. Resultaat

We leggen deze vier dimensies hieronder verder uit. Het evalueren van deze vier doelstellingen en daar een financiële waarde aan hangen zijn de eerste stappen in je berekening van het rendement op competentieontwikkeling. Hieronder lees je hoe dat gaat.

1. Reactie: wat vinden medewerkers ervan?

Je begint bij het meten van de reacties en feedback van medewerkers, maar bekijkt ook in hoeverre zij actief hebben deelgenomen in hun competentieplan. Tijdens POP en evaluatiegesprekken, komt boven tafel in hoeverre medewerkers actief hebben deelgenomen aan opleidingsactiviteiten, van leeraanbod gebruik hebben gemaakt en zelf actief bezig zijn geweest met hun eigen competentieontwikkeling. Door feedback te vragen aan medewerkers kom je erachter hoe zij het competentiemanagement-traject ervaren. Je kunt daarnaast concrete zaken meten als:

• Percentage medewerkers dat een bepaalde training heeft afgerond
• De betrokkenheid van medewerkers: Hoeveel van hen hebben vragen gesteld? Discussies gestart? Zelf materiaal ontwikkeld, zoals bijvoorbeeld een topic op de bedrijfswiki aangemaakt of een eigen microlearning?
• Voortgang qua competentieontwikkeling: hoe vorderen zij daarin? Welke verbeterpunten zien zij, voor zichzelf of voor het traject?

Na het vergelijken van de resultaten van voor en na het leertraject, vertaal je de resultaten naar een winstcijfer dat je gebruikt bij het berekenen van het rendement.


2. Leren: welke nieuwe kennis en vaardigheden hebben ze?

Een ontwikkelingstraject of leerinterventie krijgt pas waarde op het moment dat medewerkers hier echt iets nieuws in leren. Daarom zijn nieuwe kennis en vaardigheden essentieel om te meten als je de ROI van competentiemanagement wilt bepalen. Om inzicht te krijgen in wat medewerkers écht leren in een ontwikkelingstraject of in een training, kun je hun kennisniveau voor aanvang meten en na afloop. Bijvoorbeeld met een multiple choice toets. Laat medewerkers ook zichzelf beoordelen voor aanvang en na afloop. Inzicht in wat medewerkers zelf vinden dat ze geleerd hebben is waardevolle feedback op het competentie ontwikkelingstraject.  

3. Gedrag: passen medewerkers het geleerde toe?

Je gaat als organisatie niet zomaar investeren in competentieontwikkeling. Wat je daarmee wilt bereiken, is dat medewerkers op de werkvloer ander gedrag gaan vertonen. Bijvoorbeeld door de competentie samenwerken te ontwikkelen, wil je dat medewerkers beter onderling communiceren en efficiënter tot betere teamresultaten komen. De derde dimensie die je wilt evalueren is dus in hoeverre medewerkers het geleerde praktisch toepassen op de werkvloer. Begin met de medewerkers zelf te vragen in hoeverre de nieuwe kennis en vaardigheden worden toegepast in het dagelijks werk en dus bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Vraag zeker ook of zij hun gedrag hebben veranderd. Als organisatie leer je daarvan en tegelijkertijd houdt het medewerkers scherp. Monitor in hoeverre nieuwe kennis en vaardigheden in de praktijk worden gebracht. Bijvoorbeeld in gesprekken. Maar observeer ook naar hoe het dagelijks functioneren is veranderd. Een manier om dat in kaart te brengen, is 360 graden feedback te verzamelen.

Tip:

Het helpt als medewerkers tijdens formele leermomenten aan realistische cases en praktijkvoorbeelden werken. Denk aan rollenspellen, on-the-job-challenges of serious games en simulaties om nieuwe vaardigheden te oefenen. Zo wordt de drempel om de nieuwe kennis en vaardigheden in de praktijk te brengen zo laag mogelijk gemaakt.

4. Resultaat: wat is het effect op het bedrijfsresultaat?

Dan nu de hamvraag: “Wat levert het de organisatie op?” Als de ontwikkelingsdoelstellingen zijn gekoppeld aan strategische doelstellingen van de organisatie, draagt een goed competentieontwikkeling programma daar in ieder geval aan bij. Welke gevolgen heeft de gedragsverandering voor het team, de afdeling of op organisatieniveau? Om dit meetbaar te maken kijk je naar de targets, naar de groei van de organisatie en de kwaliteit van de dienstverlening.

Voorbeeld:

Stel: de organisatie heeft als groeidoelstelling om meer marktaandeel te veroveren door meer nieuwe klanten binnen te halen. Het doel voor de commerciële afdelingen is dan: meer sales door meer nieuwe klanten aan te trekken.

Als ontwikkelingsdoelstelling kan daaraan worden gekoppeld: de kwantiteit en kwaliteit van de sales verbeteren.

Het ontwikkelingstraject dat daarbij hoort, een aantal formele trainingen: medewerkers volgen een sales training over het ombuigen van klant bezwaren, en een training over deals sluiten en 1x per kwartaal een producttraining.

Om te evalueren meet je het aantal gesloten deals. Maar je kunt ook meten of de doorlooptijd van een deal omhoog is gegaan na het ontwikkelingstraject - worden deals sneller gesloten?

5. De ROI op competentiemanagement

Zoals je eerder in deze blog las, kun je de ROI alleen maar berekenen als je de waarde kent van de opbrengsten en de waarde van de investeringskosten in competentiemanagement. Je volgende stap is dus een financiële waarde koppelen aan de business impact die je in het vierde niveau hebt bepaald. Breng ook de financiële kosten in kaart: investering in bijvoorbeeld een Learning Management System (LMS)  en de aankoopkosten voor een specifieke training. Neem daarnaast ook de indirecte kosten mee: de tijd die medewerkers en managers kwijt zijn aan competentieontwikkeling. Natuurlijk vallen het voorbereiden en het volgen van leerinterventies hieronder, maar ook de tijd die wordt besteed aan het opstellen van competentieprofielen, leerpaden en het evalueren daarvan.

Weegfactor en score voor evaluatiecriteria

Bepaal bij je evaluatie van elke van de criteria de score op schaal van 1 tot 100. Hang ook een gewicht aan elk van de evaluatiecriteria om te bepalen hoe belangrijk elk criterium is voor je berekening van het rendement. Het totaal van al deze criteria moet 100% zijn en de percentages die je koppelt aan elk evaluatiecriterium bepalen het gewicht. Hieronder zie je een voorbeeld van een evaluatiemodel, de weegfactor en scores zijn door jouzelf nader te bepalen:

Aan de slag met competentiemanagement

Als het goed is, heb je nu inzicht in hoe je het rendement van competentiemanagement voor jullie organisatie kan bepalen. Besluiten jullie dat je hierin wilt investeren? Wij helpen je graag verder op weg met het ‘Competentiehandboek voor managers’. Hierin vind je praktische tips die je direct kunt toepassen in jouw organisatie. Download het handboek en zet de eerste stap naar competentiemanagement van jouw medewerkers.

1. Bron: Philips (2003): ROI Calculation Model