Hoe je automatische triggers inzet bij de organisatie van leren

Inwerktrajecten toewijzen aan nieuwe medewerkers? Personeel attenderen op een vervolgcursus? Of een medewerker helpen herinneren dat zijn of haar certificaat bijna verloopt? Je kunt het allemaal uit handen geven aan het Learning Management Systeem van Studytube. Hier stel je namelijk eenvoudig automatische triggers voor in. In dit artikel ontdek je hoe je daar gebruik van maakt en tijd en moeite kunt besparen.

Leren organiseren met een Learning Management Systeem

Als L&D-professional ben je ongetwijfeld op de hoogte van wat je zoal met een Learning Management Systeem (LMS) kunt organiseren. En als je momenteel al over een LMS beschikt, heb je hier vast en zeker al het een en ander over geleerd. We delen hier een aantal praktische voorbeelden en tips om L&D-processen te automatiseren zoals dit met het LMS van Studytube kan. Zo kun je het organiseren van leren (nog) verder optimaliseren.

Tips nodig bij het automatiseren van je werkprocessen? Download dan ons gratis e-book  'Al je L&D-processen eenvoudig geautomatiseerd'.

De processen die je kunt optimaliseren met een LMS

Met een LMS faciliteer je het leer- en ontwikkelproces voor jouw medewerkers van A tot Z. Iedere werknemer kan hier een uniek leerpad volgen. Zo volgen nieuwe werknemers hier bijvoorbeeld een passend inwerktraject, bereiden toekomstige managers zich voor op hun nieuwe rol via een leiderschapscursus, en behalen andere medewerkers een vereist certificaat. Maar voor de L&D-professional horen vaak daar vaak standaard enkele routinetaken bij.

Deze routinetaken zijn bijvoorbeeld het toewijzen van een leertraject, het administreren van gevolgde trainingen en het versturen van herinneringen bij het verlopen van certificaten. Deze taken kosten L&D-professionals soms veel tijd. Vooral omdat er een hoop uitzoekwerk aan te pas komt als je de verschillende bedrijfsinterne gebeurtenissen goed bij wilt houden om deze te kunnen koppelen aan de juiste actie. Door dit handmatige werk kan je bovendien ook nog wel eens iets vergeten of per ongeluk nalaten. De automatische triggers van Studytube helpen om dit te voorkomen.

Wat zijn automatische triggers?

Een automatische trigger is een gebeurtenis die bij een bepaald criterium leidt tot een bepaalde automatische actie. Automatische triggers volgen dus een driedelig proces: gebeurtenis > criterium > actie. Wanneer je een trigger instelt op jouw LMS, dan geef je jouw leerplatform de opdracht om een specifieke actie uit te voeren, maar alleen als er een gebeurtenis plaatsvindt die voldoet aan één of meerdere criteria.

Je hoeft een trigger slechts één keer in te stellen; de rest gaat vanzelf. Zodra ergens binnen het systeem aan de voorwaarden van jouw automatische trigger wordt voldaan, dan treedt de ingestelde actie in werking.

Gebeurtenissen waar je automatische triggers voor kunt instellen

Je kunt bijvoorbeeld een automatische trigger instellen voor de volgende gebeurtenissen:

• Een nieuwe medewerkers is toegevoegd aan je academy;
• Een medewerker heeft een training afgerond;
• Je medewerker is lid geworden van een nieuw team;
• De medewerker is beheerder op het leerplatform geworden;
• De functietitel van een medewerker is bijgewerkt;
• Er is aanvullende informatie van een medewerker bijgewerkt.

Wanneer één van deze gebeurtenissen plaatsvindt en voldoet een bepaald criterium (zie hieronder) dan kan het LMS namens jou een actie uitvoeren.

Voorbeelden van criteria

Een automatische trigger wordt pas in gang gezet bij een gebeurtenis als deze aan een bepaald criterium voldoet. Dit kan bijvoorbeeld een bepaalde taal of regio zijn, een bepaalde functietitel of een bepaald team.

Acties die je automatisch kunt laten uitvoeren

Een actie heeft altijd betrekking op bepaalde leercontent (bijvoorbeeld een bepaalde verplichte training), een bepaalde rol (of functie), of een bepaald team. Je kan bovendien kiezen voor een onmiddellijke actie, een uitgestelde actie of een periodieke actie.

Voorbeelden van acties zijn:

• Het toewijzen van een leertraject of training;
• Het toevoegen van (of verzoeken om) een certificaat;
• Het versturen van een e-mail of andere notificatie;
• Het toewijzen van bepaalde rechten op jouw leerplatform;
• Het versturen van een herinnering om een bepaalde training te volgen voor een bepaalde datum.

Hoe zien automatische triggers er in de praktijk uit?

Voorbeeld 1: een onboardingstraject toewijzen

Nieuwe medewerker? Dan kun je hem of haar via een automatische trigger attenderen op het juiste inwerktraject. Je kan bijvoorbeeld zodra een nieuwe medewerker lid wordt van de academy (gebeurtenis) én Nederlands heeft ingesteld als voertaal (criterium), het Nederlandstalige onboardingstraject laten toewijzen (actie). Aan deze toewijzing kun je automatisch weer een andere actie verbinden, zoals het versturen van een e-mail en/of een notificatie binnen het leerplatform.

Voorbeeld 2: een vervolgopleiding toewijzen

Stel: jouw medewerker heeft een verplichte theoretische opleiding gevolgd en moet die kennis daarna gaan oefenen in de praktijk. Dan kun je op het moment dat hij of zij op het leerplatform de theorie heeft afgerond, automatisch de bijbehorende praktijkopleiding laten toewijzen. Als je wilt, wijst het systeem de medewerker vervolgens ook met vertraging (bijvoorbeeld: een jaar later) door naar een herhalingscursus om alles weer op te frissen.

Voorbeeld 3: een nieuwe leerlijn toewijzen

Als een werknemer doorgroeit naar een nieuwe functie, hoort daar vaak een training bij. Om hen voor te bereiden op een nieuw takenpakket bijvoorbeeld. Via een automatische trigger kan je wanneer de functietitel van een medewerker op het platform wordt aangepast, meteen een specifieke leerlijn toewijzen. En in het geval van een nieuwe manager, kun je hem of haar ook automatisch laten toevoegen aan de beheerders van jouw leerplatform.

Maar, er zijn natuurlijk nog veel meer voorbeelden van processen en routinetaken die je op het alles-in-één-leerplatform van Studytube kunt automatiseren. Meer leren?

Op 6 april ontdek je tijdens het live webinar ‘Bespaar tijd, verhoog de kwaliteit’:

• Hoe je jouw dagelijkse werk vereenvoudigt met behulp van automatische triggers;
• Hoe je meer tijd en kosten bespaart door het automatiseren van handmatige processen;
• Best practices & resultaten van organisaties die workflow automation toepassen met Studytube

Meld je nu aan!

Direct meer leren? Download dan ons gratis e-book ‘Al je L&D-processen eenvoudig geautomatiseerd’.

NB Als je al een LMS van Studytube hebt en direct wilt weten welke automatische triggers handig zijn in jouw specifieke situatie, neem dan contact op met je Customer Success Manager.