Niks geeft meer energie dan het succesvol organiseren van Learning & Development (L&D). Maar waarom kleven er nog steeds zo veel handmatige taken aan de werkprocessen? Dat kan gelukkig ook anders. In dit artikel ontdek je wat je handig kunt automatiseren binnen L&D, zodat jij je weer kunt richten op de leuke taken met de meeste impact.
Van het toewijzen van leerlijnen, tot het registreren van medewerkers en het bijhouden van de leervoortgang; je bent soms onnodig veel tijd kwijt aan het handmatig uitvoeren van taken rondom het organiseren van leren. Niet goed voor je motivatie en je krijgt nog een muisarm van al dat geklik!
Door werkprocessen te automatiseren kun je L&D met groter gemak organiseren. Je bespaart kosten, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je met meer plezier je werk uitvoert. Maar wat betekent die automatisering precies als het gaat om leren & ontwikkelen?
Wat is het automatiseren van processen?
Met de automatisering van werkprocessen, of ‘workflow automation’, bedoelen we het gebruik van software om taken en activiteiten uit te voeren. Zonder menselijke tussenkomst. De software dient niet als vervanging van de HR- of L&D-specialist, maar als hulpmiddel. Hoe meer tijd jij immers kwijt bent aan saaie, foutgevoelige en repeterende taken, hoe minder tijd je overhoudt voor de aspecten van je werk die echt een verschil maken en die het leren & ontwikkelen naar een hoger niveau tillen in jouw organisatie.
Wat zijn de voordelen van workflow automation?
Met behulp van workflow automation, zorg je ervoor dat je vrijwel geen omkijken meer hebt naar taken die je net zo goed (of zelfs beter) door software kan laten uitvoeren. Dit betekent dat je een heleboel tijd en kosten kunt besparen. Het verkleint daarnaast ook de foutgevoeligheid van jouw L&D-processen. Bij elke menselijke handeling bestaat er immers een kans op fouten, zoals de foutieve overname van data. Als je de benodigde informatie, waaronder medewerkergegevens, certificaatgegevens en opleidingsinformatie, door software laat ophalen en verzenden, hoef je alleen nog maar toe te zien op de juiste broninformatie.
Ten slotte zorgt het automatiseren van repetitief werk ook voor meer werkplezier. Want niets is zo geestdodend als overmatig veel administratieve werkzaamheden.
Welke L&D-taken kun je goed automatiseren?
1. Rapporteren
Het rapportageprocess dat de leervoortgang van medewerkers in kaart brengt is tijdrovend. En dat terwijl het bijna volledig te automatiseren is. Met behulp van de juiste tools, zoals het alles-in-één-leerplatform van Studytube, kunnen diverse rapporten automatisch worden opgesteld, uitgestuurd en ontvangen. Ook is het mogelijk om de periode en frequentie van de rapportage automatisch in te richten. Zo maak je van rapporteren over leren en ontwikkelen weer kinderspel.
2. Communiceren
Er komt meer communicatie kijken bij het organiseren van leren & ontwikkelen dan je denkt. Een aantal contactmomenten zijn: een bevestiging sturen wanneer een medewerker zich inschrijft voor een training, een microlearning toewijzen aan het leertraject van van een medewerker, of een mailtje sturen als er een noodzakelijk certificaat dreigt te verlopen. Je bespaart veel tijd door deze communicatie te automatiseren.
3. Certificatenbeheer
Het is belangrijk dat alle medewerkers voldoen aan de eis om eventuele verplichte certificaten actueel te houden. Anders kunnen zij niet inzetbaar blijven. Met Studytube automatiseer je het synchronisatieprocess van deze certificaten en zorg je ervoor dat elke medewerker zijn of haar certificering automatisch in zijn of haar profiel ontvangt.
Dreigt het certificaat van een medewerker te verlopen? Dan ontvangt deze automatisch een bericht met daarin de relevante training, microlearning of opleiding. Zo is elke medewerker altijd up-to-date én bespaar je tijd en geld.
Op welke manier kun je L&D-processen automatiseren?
Een handige en snelle manier om jouw werkprocessen te automatiseren, is het instellen van automatische triggers. Deze triggers kun je zien als de autopiloot van het Studytube-leerplatform. Hiermee kun je automatisch bepaalde zaken of taken toewijzen aan teams en personen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan trainingen, rollen en kwalificaties.
Hoe stel je automatische triggers in?
Elke automatische trigger is opgebouwd uit een gebeurtenis, een criterium en een actie. Als voorbeeld nemen we hier de onboarding van een nieuwe medewerker. Wanneer de nieuwe medewerker begint, moet hij of zij toegevoegd worden aan de academie. Dit is een gebeurtenis. De criteria waar de triggers rekening mee houden zijn: de taal van de medewerker, het team en de functietitel. Tot slot wordt er een actie ondernomen. Zo krijgt de medewerker automatisch de juiste leerinhoud toegewezen, wordt hij of zij automatisch toegevoegd aan het juiste team, en kunnen er zelfs deadlines worden ingesteld waarop bepaalde trainingen moeten zijn gevolgd.
