Minimaliseer administratie met geautomatiseerde accorderingsflow in LMS

Binnengekomen opleidingsaanvragen worden door veel Learning & Development-specialisten (L&D) handmatig gecontroleerd en verwerkt. Omdat deze handeling regelmatig door meerdere personen binnen één organisatie wordt uitgevoerd, is een actueel overzicht van opleidingsaanvragen vaak niet voorhanden. Daarmee neemt het verwerken van opleidingsaanvragen en -uitgaven veel tijd in beslag en bestaat het risico dat opleidingsuitgaven niet binnen het budget passen. Het accorderen van opleidingsaanvragen via een Learning Management Systeem (LMS) biedt hierin uitkomst. Maar hoe kan een accorderingsroute in een LMS helpen bij het verminderen van administratieve rompslomp?

L&D trend: het stimuleren van kostenefficiënt leren

Het vakgebied van L&D maakt de laatste jaren een grote ontwikkeling door. Waar L&D voorheen medewerkers stuurde op het enkel aanleren van benodigde vaardigheden, staat vandaag de dag het stimuleren van effectief en kostenefficiënt leren centraal. Zo creëert L&D steeds minder materiaal, maar faciliteren en delen zij voornamelijk reeds bestaande content. Een LMS biedt L&D ondersteuning in het actief aanbieden en verspreiden van de leercontent en het verkrijgen van inzicht in opleidingskosten.

Accorderingsroutes in het Learning Management Systeem

De opleidingskosten gemakkelijk beheren, kan door via het LMS te accorderen. In het geval van L&D betekent dit dat er automatisch een budgetcheck wordt uitgevoerd naar aanleiding van een opleidingsaanvraag. Tevens heeft L&D de mogelijkheid om in een LMS een accordering te creëren en medewerkers goedkeuringsbevoegdheid te geven.

In het stappenplan hieronder zie je een voorbeeld van een route in een LMS.

Zoals te zien is in bovenstaand aanvraagproces begint een accordering bij de beheerder van het LMS, in dit geval L&D. De beheerder stelt managers aan en verleent hen rechten via het LMS. Denk aan goedkeuringsbevoegdheid voor opleidingsaanvragen. Vervolgens is het aan de beheerder of de medewerkers de mogelijkheid krijgen om zichzelf in te schrijven voor trainingen of worden toegewezen. Wanneer een aanvraag is gedaan, ontvangen managers de aanvraag via de mail en in het LMS. Deze aanvraag wordt gecontroleerd en compleet gemaakt. Denk aan het toevoegen van factuurvoorwaarden of het doorgeven van allergieën voor de lunch. De opleider of Studytube neemt vervolgens contact op met de medewerker over de opvolging van de boeking. De boeking wordt definitief bevestigd.

Bovenstaand aanvraagproces hoeft echter niet voor elke accordering te gelden. Het is ook mogelijk om een directe inschrijving te verzorgen en de goedkeuring door L&D te laten doen.

Het inzetten van accordering zorgt ervoor dat de opleidingsadministratie via één systeem wordt georganiseerd. Aanvragen worden automatisch opgeslagen en beheerd door medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuringen in het LMS. Administratieve rompslomp wordt met een LMS ondervangen. Daarnaast brengt het instellen van verschillende routes meerdere voordelen met zich mee. Deze voordelen hebben wij voor je op een rijtje gezet en lees je in de blog "3 voordelen van een accorderingsroute in een Learning Management Systeem".