Slim trainingen inkopen (deel 2): elimineer tijdrovende processen!

Trainingen inkopen is in veel organisaties nog niet zo een, twee, drie gebeurd. Er komt nogal wat bij kijken: offertes aanvragen, prijs en kwaliteit vergelijken, contracten afsluiten. Hoe regel je dit allemaal zo snel en zo slim mogelijk? In deel 2 van deze driedelige serie “Slim trainingen inkopen” nemen we de uitdaging ‘tijdrovende en foutgevoelige inkoopprocessen’ onder de loep. Lees verder en ontdek hoe je jouw inkoopproces slim optimaliseert.

Het inkoopproces van extern leeraanbod kost vaak veel tijd en is door handmatige administratieve taken in veel gevallen ook nog eens foutgevoelig. Kost het jou of jouw organisatie ook veel tijd en moeite om offertes aan te vragen, prijzen te vergelijken en contracten af te sluiten met verschillende leveranciers? Gelukkig zijn er oplossingen voor.

Wil je meer grip op kwaliteit en kosten bij het inkopen van trainingen? Meld je aan voor ons webinar op donderdag 27 juli om 10.00 uur en ontdek best practices en tips van andere HR-professionals!

Waarom inkoopprocessen vaak tijdrovend en foutgevoelig zijn

1. Uiteenlopende wensen en belangen

Trainingen inkopen vergt behoorlijk wat expertise van de inkoper of L&D-professional die hier verantwoordelijk voor is. Je wilt immers uitkomen op het leeraanbod dat het beste antwoord biedt op de leerbehoeften en wensen in jouw organisatie. Maar in grote organisaties kunnen deze wensen en behoeften behoorlijk uiteenlopen. Daardoor heb je met een groot aantal partijen te maken, die elk weer hun eigen belangen hebben. En al die belangen afwegen en beantwoorden kost tijd.

2. Handmatig werk

De reden dat inkoopprocessen voor opleidingen en trainingen vaak gevoelig zijn voor fouten, is dat er vaak sprake is van handmatige gegevensinvoer. Bij een gebrek aan stroomlijning van de processen kan bovendien miscommunicatie over datums of vereisten voorkomen of kunnen dubbele boekingen worden gemaakt. Dit alles kan leiden tot vertraging, verwarring en onnodige kosten.

3. Een gebrek aan motivatie

Daar komt ook nog eens bij dat de repetitieve aard van inkoopprocessen tot inefficiëntie kan leiden in je team. Het herhaaldelijk doorlopen van dezelfde stappen is nou eenmaal weinig motiverend en dit kan de productiviteit belemmeren. Een gebrek aan automatisering en gestroomlijnde workflows resulteert dus niet alleen in verspilling van tijd en kosten, maar ook in verminderd werkplezier!

Hoe je geld en tijd bespaart bij inkopen van trainingen

Wil jij graag slimmer trainingen inkopen? Onze belangrijkste tip om de benodigde tijd voor het inkopen van trainingen en de foutgevoeligheid van processen terug te dringen, is om al het externe aanbod op één centrale plek te bundelen. Dit kun je realiseren via een centraal inkoopplatform zoals dat van Studytube. Maar om de foutgevoeligheid van het inkoopproces te verminderen, is het ook slim om gebruik te maken van standaardisatie en automatisering van werkstromen.

Stroomlijn en automatiseer je processen

Met standaard templates voor offertes, contracten en facturen, kun je de kans op menselijke fouten en miscommunicatie al aanzienlijk verkleinen. Maar vooral het inzetten van technologie om het inkoopproces te stroomlijnen en te automatiseren draagt bij aan een efficiëntere en nauwkeurige afhandeling van het inkoopproces.

Zo kan je op het platform van Studytube validatieregels en controles instellen om dubbele boekingen en andere fouten te voorkomen. Ook kun je inkoopprocessen zoals het genereren van offerteaanvragen, het opstellen van contracten en het verwerken van betalingen (deels) automatiseren. Hierdoor wordt de administratieve last verminderd en heb je meer tijd voor taken en activiteiten waarmee je de grootst mogelijke impact realiseert voor de optimale ontwikkeling van jullie medewerkers.

Manon van der Lely, Manager HR Development bij a.s.r. over hun ervaring met ons leerplatform en het stroomlijnen van inkoopprocessen:

“Met Studytube hebben we flink tijd en kosten bespaard op alles rondom het inkopen van trainingen: we zijn van 3,5 naar 1 fte gegaan. Het uitbreiden met nieuwe opleiders is zelfs minutenwerk geworden in plaats van maanden.”

Meer tips opdoen voor het slim inkopen van trainingen? Lees dan ons e-book ‘Centraliseer extern leeraanbod en richt de inkoop van trainingen succesvol in’. Hierin vind je de drie grootste uitdagingen bij het inkopen van trainingen met steeds ook drie tips om deze met succes te pareren!

Download e-book