Compliance training: wat is het en waarom is het belangrijk?

Voldoen aan wettelijke voorschriften en intern beleid? Dan is compliance training onmisbaar. En wie dit goed regelt, vermindert niet alleen juridische risico's, maar versterkt ook de ethische cultuur binnen zijn of haar organisatie. Het organiseren van compliance trainingen kan echter een behoorlijke uitdaging zijn. Medewerkers vinden het immers vaak saai en tijdrovend en het updaten van de trainingsinhoud is een continu proces. Maar geen zorgen! In dit artikel leggen we je precies uit hoe je deze essentiële trainingen zo goed en aantrekkelijk mogelijk organiseert.

In dit artikel:

1. Wat is de betekenis van compliance training?

2. Wat zijn de voordelen van compliance training?

3. De doelen van compliance training

4. Voorbeelden van compliance training

5. Compliance training per sector

6. 6 manieren om compliance training leuk te maken

7. Compliance training checklist

8. In 6 stappen zelf compliance trainingen maken met Studytube

9. Veelgestelde vragen over compliance training

Wat is de betekenis van compliance training?

Compliance training zijn trainingen die organisaties gebruiken om ervoor te zorgen dat hun medewerkers op de hoogte zijn van en voldoen aan relevante wet- en regelgeving, intern beleid en ethische normen. Deze trainingen zijn essentieel om risico's te beperken, naleving te waarborgen en een veilige werkomgeving te bevorderen. De compliance training richt zich op specifieke onderwerpen zoals arbeidsveiligheid, privacybescherming, anti-corruptie en meer, en is ontworpen om medewerkers de kennis en skills te bieden die ze nodig hebben om te handelen volgens de vereisten van hun vakgebied.

Wat zijn de voordelen van compliance training?

Compliance trainingen zijn een essentieel onderdeel van het leren en ontwikkelen. Het bijhouden en bevorderen van de compliance van je medewerkers en organisatie brengt namelijk veel voordelen met zich mee. Onderstaand vind je de voordelen die je mag verwachten als je compliance training effectief organiseert.

• Risicobeheersing
  Medewerkers leren juridische en operationele risico's te herkennen en verminderen. Dit beschermt je organisatie tegen potentiële boetes en reputatieschade.
• Naleving van regelgeving
  Door medewerkers op te leiden over relevante wet- en regelgeving, zorg je ervoor dat zij handelen volgens de geldende normen en voorschriften.
• Verbeterde ethische cultuur
  Het bevorderen van ethisch gedrag en naleving van interne beleidslijnen draagt bij aan een positieve en integere werkcultuur.
• Verhoogde veiligheid
  Trainingen over veiligheidsprocedures en -normen verminderen ongevallen op de werkplek en bevorderen een veilige werkomgeving voor alle medewerkers.
• Kwaliteitsverbetering
  Door trainingen over kwaliteitsstandaarden en -processen kunnen je medewerkers producten en diensten leveren die voldoen aan de hoogste normen.
• Verbeterde klantvertrouwen
  Door te laten zien dat je organisatie zich inzet voor naleving en kwaliteit, versterk je het klantvertrouwen en hun loyaliteit.

De doelen van compliance training

Het algemene doel van compliance training is medewerkers uitrusten met kennis, skills en gedrag die nodig zijn om zich te houden aan wettelijke vereisten, interne beleidslijnen en ethische normen binnen een organisatie. De voornaamste doelen van compliance training zijn: 

1. Bewustwording vergroten
   Compliance training vergroot de bewustwording onder medewerkers over de relevante wet- en regelgeving, interne beleidslijnen en ethische normen die van toepassing zijn op hun werk. Door hen te informeren over deze vereisten, worden medewerkers zich bewuster van hun verantwoordelijkheden en de mogelijke gevolgen van non-compliance.
2. Risicobeheersing
   Training helpt medewerkers om risico's beter te begrijpen, te identificeren en beheersen. Dit omvat niet alleen juridische en financiële risico's, maar ook operationele en reputatierisico's die kunnen ontstaan ​​door non-compliance. Door deze risico's te beheersen, kan een organisatie haar stabiliteit en reputatie behouden.
3. Naleving waarborgen
   Het primaire doel van compliance training is ervoor te zorgen dat medewerkers handelen in overeenstemming met de geldende wetten, regels en interne beleidslijnen. Dit vermindert niet alleen het risico op boetes en juridische geschillen, maar het zorgt er ook voor dat de organisatie haar operationele en ethische normen handhaaft.
4. Veiligheid en gezondheid bevorderen
   Compliance training richt zich vaak op veiligheids- en gezondheidsnormen, met als doel een veilige werkomgeving te bevorderen voor alle medewerkers. Door hen te trainen in veiligheidsprocedures, het gebruik van beschermende uitrusting en het herkennen van gevaren, vermindert de training het aantal ongevallen en bevordert het een gezonde werkomgeving.
5. Integriteit en ethiek bevorderen
   Trainingen in ethiek en integriteit helpen bij het ontwikkelen van een bedrijfscultuur waarin eerlijkheid, respect en verantwoordelijkheid centraal staan. Medewerkers leren hoe ze ethische dilemma's kunnen herkennen en hoe ze moeten handelen in overeenstemming met de gedragscodes en richtlijnen van de organisatie, wat de reputatie en het vertrouwen zowel intern als extern versterkt.
6. Kwaliteitsverbetering
   Compliance training draagt ​​bij aan het verbeteren van de kwaliteit van producten en diensten door medewerkers te trainen in kwaliteitsstandaarden, procedures en protocollen. Door consistentie en naleving van deze normen te bevorderen, kan de organisatie haar klanten betrouwbare producten en diensten leveren die voldoen aan de verwachtingen en eisen van de markt.

Benieuwd hoe je compliance training slim organiseert? Download dan ons e-book 'Slim compliance-beheer met een LMS: jouw praktische gids'.

Download e-book

Voorbeelden van compliance trainingen

Compliance trainingen zijn er over allerlei verschillende soorten onderwerpen. Elke industrie, branche, organisatie of afdeling heeft namelijk zo zijn eigen richtlijnen, normen en eisen. Om je een goed beeld te geven van de verschillende soorten compliance trainingen, zetten we een aantal van dit soort trainingen, zoals die te vinden zijn in de Online Trainingsbibliotheek van Studytube, voor je onder elkaar.

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
De AVG-training leert medewerkers hoe ze persoonlijke gegevens moeten verwerken en beschermen volgens de EU-wetgeving. Het draagt bij aan het waarborgen van de privacy van individuen en minimaliseert risico's op boetes wegens schendingen van gegevensbescherming.

Diversiteit en inclusie
Trainingen over diversiteit en inclusie bevorderen een respectvolle werkomgeving en helpen discriminatie te voorkomen. Ze zorgen ervoor dat medewerkers zich bewust zijn van de noodzaak om gelijke kansen te bieden en te respecteren. Dit is essentieel voor het naleven van arbeidswetten en het bevorderen van een positieve bedrijfscultuur.

Informatiebeveiliging
Trainingen over informatiebeveiliging leren medewerkers hoe ze gevoelige informatie moeten beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking, verstoring, vernietiging of wijziging. Dit draagt bij aan het naleven van wet- en regelgeving zoals de AVG en helpt bij het voorkomen van datalekken en cyberaanvallen.

Cyber security
Cyber security trainingen leren medewerkers hoe ze cyberdreigingen kunnen herkennen, vermijden en aanpakken. Dit omvat het gebruik van sterke wachtwoorden, het vermijden van phishing-aanvallen en het melden van verdachte activiteiten. Door medewerkers te trainen in cyber security best practices, kan je IT-veiligheidsnormen naleven en bedrijfsgegevens beschermen.

Ethiek
Ethiek trainingen helpen medewerkers om ethische dilemma's te herkennen en op te lossen volgens de gedragscodes en richtlijnen van de organisatie. Dit bevordert een integere bedrijfscultuur en vermindert het risico op ethische schendingen. Dankzij dergelijke trainingen kan je compliance handhaven met zowel interne beleidslijnen als externe regelgeving.

Veiligheid en gezondheid op het werk
Trainingen gericht op veiligheid en gezondheid op het werk leren medewerkers over veiligheidsvoorschriften, het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en het belang van het melden van incidenten. Dit draagt bij aan het naleven van arbeidsveiligheidsnormen, het verminderen van ongevallen en het bevorderen van een veilige werkomgeving voor alle medewerkers.

Compliance training per sector

Een pedagogisch medewerker binnen de kinderopvang moet uiteraard aan andere eisen voldoen dan bijvoorbeeld een ambtenaar, of een werknemer in de bouw. Daarom geven we hieronder nog een aantal sectorspecifieke voorbeelden van compliance trainingen.

Compliance training in de bouw

• Veiligheid op de bouwplaats (zoals valpreventie en het gebruik van bouwhelmen)
• Milieu naleving (zoals afvalbeheer en de bescherming van natuurgebieden)
• Bouwvergunningen en regelgeving (zoals bouwvoorschriften en inspecties)

Compliance training in de zorg

• AVG/GDPR en patiëntengegevensbescherming
• Medische ethiek en patiëntenrechten
• Hygiëne en infectiepreventie (zoals handhygiëne en sterilisatie van medische apparatuur)

Compliance training in de kinderopvang

• Veiligheid van kinderen (zoals toezicht en veiligheid in speelruimtes)
• Pedagogische kwaliteit en ontwikkelingsstimulering
• Wet- en regelgeving voor kinderopvang (zoals inspecties en kwaliteitsnormen)

Compliance training binnen de overheid

• Transparantie en openbaarheid van bestuur
• Integriteit en ethiek in het openbaar bestuur
• Specifieke regelgeving per overheidsdomein (zoals aanbestedingsregels en wetgeving voor gemeentelijke diensten)

Compliance training in de zakelijke dienstverlening

• Anti-corruptie en naleving van anti-omkopingswetten
• Financiële rapportage en boekhoudkundige standaarden (zoals Sarbanes-Oxley Act)
• Klantgegevensbescherming en cyber security

6 manieren om compliance training leuk te maken

Trainingen met een verplicht karakter zijn vaak niet het meest populair onder medewerkers. De onderwerpen zijn immers geen vrije keuze, kunnen als saai worden ervaren en de trainingen staan dagelijkse werkzaamheden soms in de weg. Gelukkig kan je compliance training op verschillende manieren aantrekkelijker maken om ervoor te zorgen dat je medewerkers toch vol energie aan de slag gaan met hun verplichte trainingen. 

1. Interactieve en multimediale inhoud

Met interactieve, multimediale inhoud kan je zelfs de meeste droge lesstof tot leven brengen. Zo kunnen medewerkers aan het begin van hun training bijvoorbeeld worden begroet met aansprekende video's die real-life scenario's illustreren. Animaties en interactieve modules kunnen hen op een geëngageerde manier meenemen door complexe wetgeving en maken de informatie toegankelijker en boeiender. Dit maakt leren leuker, omdat het visueel aantrekkelijk is en medewerkers actief betrokken worden bij de lesstof.

2. Gamification

Door gamification toe te voegen, kan je medewerkers belonen met punten en badges voor het correct beantwoorden van vragen en het voltooien van secties. Aan de hand van een leaderboard kan je dan hun voortgang tonen en vriendelijke competitie aanmoedigen binnen teams. Dit zorgt voor meer plezier in het leren, omdat het competitieve element medewerkers motiveert om hun prestaties te verbeteren en doelen te bereiken.

3. Scenario-gebaseerd leren

Met scenario-gebaseerd leren kan je medewerkers in je trainingen uitdagen met scenario's die ze in het dagelijkse werk kunnen tegenkomen. Door in deze herkenbare scenario’s keuzes te maken en de gevolgen te zien van hun acties, leren ze hoe ze complianceprincipes in verschillende situaties kunnen toepassen. Dit maakt leren leuker, omdat het praktische situaties simuleert en medewerkers aanzet tot probleemoplossend denken.

4. Tijds- en plaatsonafhankelijk leren

Als medewerkers de vrijheid hebben om op hun eigen tempo te leren, waar en wanneer het hen uitkomt, bevordert dit het leerplezier. Of het nu tijdens de lunchpauze is op kantoor of 's avonds thuis, ze kunnen de training aanpassen aan hun drukke schema's. Zo geef je medewerkers meer flexibiliteit en controle over hun eigen leerervaring. En dat zorgt voor een hogere mate van motivatie.

5. Personalisatie naar leerstijl

Aansluiten bij individuele voorkeuren maakt het leren niet alleen leuker, maar ook effectiever. Ontwerp je compliance trainingen daarom met oog voor verschillende leerstijlen. Visueel ingestelde leerlingen zullen bijvoorbeeld profiteren van video's en infographics, terwijl leerlingen met een voorkeur voor tekstgebaseerd leren liever geschreven informatie raadplegen. Interactieve quizzen en praktische oefeningen kunnen de leerervaringen nog verder personaliseren. Je kan je medewerkers op basis van de resultaten namelijk bepaalde stof laten herhalen of juist overslaan. En door tevens kleine hapklare microlearnings aan te bieden, kunnen zelfs de medewerkers met de volste agenda nog tijd vinden voor hun trainingen. 

Bekijk hier de volledige replay van het webinar 'Maak van leertijd prioriteit' met Laura Zegwaart van Studytube en Hedica Pol van Milieu Service Nederland!

6. Beloningen en erkenning

Vrijwel iedereen wordt graag erkend voor zijn of haar inspanningen en prestaties. Maar hoewel medewerkers na het succesvol afronden van een compliance training doorgaans standaard al certificaten ontvangen, kan je hierin ook nog een stap verder gaan. Zo bieden sommige organisaties andere incentives aan, zoals extra vakantiedagen of speciale erkenning van topprestaties tijdens bedrijfsevenementen. Als het leren wordt beloond en medewerkers zich gewaardeerd voelen voor zowel inspanningen als prestaties, maakt dit het leerproces ook leuker.

Compliance training checklist

Wil jij er graag voor zorgen dat je medewerkers compliant zijn volgens de meest actuele vereisten, maar weet je niet waar je moet beginnen? Met onze compliance training checklist ga je stapsgewijs aan de slag en sla je geen enkele stap over in dit belangrijke proces. 

Identificeer specifieke compliancevereisten

• Werk samen met juridische experts of consultants om de relevante wet- en regelgeving voor je sector en locatie te identificeren. 
• Maak een overzichtelijke lijst met alle vereisten en werk de lijst regelmatig bij.

Ontwerp een passend trainingsprogramma

• Ontwikkel trainingsmodules die zijn afgestemd op de specifieke compliancebehoeften van je organisatie. 
• Gebruik hierbij input van compliance officers, HR en operationele teams om de trainingen zo relevant en effectief mogelijk te maken.

Maak de trainingen toegankelijk en flexibel

• Implementeer een leermanagementsysteem (LMS) of gebruik een online trainingsplatform waar medewerkers kunnen inloggen en de trainingen op hun eigen tempo kunnen volgen. 
• Zorg ervoor dat de content responsief is, zodat medewerkers kunnen leren op verschillende apparaten (laptops en pc’s, tablets en smartphones).

Gebruik diverse leermiddelen

• Combineer verschillende leermiddelen zoals video's, interactieve modules, quizzen en casestudy's om de betrokkenheid te vergroten. 
• Gebruik een mix die past bij de leerstijlen van je medewerkers en de complexiteit van de onderwerpen.

Personaliseer de trainingen naar leerstijl

• Voeg opties toe binnen het LMS of leerplatform waarmee medewerkers kunnen kiezen uit verschillende leermethoden. 
• Bied bijvoorbeeld transcripties aan voor tekstuele leerlingen, podcasts voor auditieve leerlingen, en interactieve scenario's voor kinesthetische leerlingen.

Monitor de voortgang en prestaties

• Gebruik ingebouwde rapportage- en trackingtools in het LMS om de voortgang van medewerkers te volgen. 
• Stel duidelijke mijlpalen en deadlines vast en monitor regelmatig de voortgang om tijdig in te grijpen bij eventuele uitdagingen.

Evalueer begrip en toepassing

• Implementeer evaluatie-instrumenten zoals quizzen, beoordelingen en praktische toepassingsopdrachten aan het einde van elke module of training. 
• Analyseer de resultaten om te bepalen of medewerkers de vereiste kennis hebben opgedaan en deze kunnen toepassen in de praktijk.

Bied continue ondersteuning en updates

• Zorg ervoor dat medewerkers toegang hebben tot een helpdesk, FAQ-sectie of directe contactpunten voor vragen en feedback over de training. 
• Hou het leeraanbod actueel en pas deze aan bij veranderingen in wet- en regelgeving.

Stimuleer een cultuur van compliance

• Communiceer regelmatig over het belang van compliance en ethisch gedrag binnen de organisatie. 
• Beloon naleving en moedig medewerkers aan om vragen te stellen en zorgen te uiten over compliance-gerelateerde kwesties.

Herhaal en verbeter

• Plan regelmatig herhalings- en opfriscursussen voor medewerkers om hun kennis up-to-date te houden en nieuwe medewerkers te trainen bij indiensttreding. 
• Verzamel feedback van medewerkers en stakeholders om uw trainingsprogramma continu te verbeteren en te optimaliseren.

In 6 stappen zelf compliance trainingen maken met Studytube

Bij compliance training ben je vaak afhankelijk van generiek leeraanbod dat wordt aangeboden in een online trainingsbibliotheek of door externe aanbieders. Voor veel onderwerpen is dit geen probleem, maar zodra je te maken hebt met organisatiespecifieke normen, richtlijnen en regels, dan is het moeilijk om daar een online training over te vinden. Gelukkig kun je met de Auteurstool met AI-co-piloot van Studytube in een handomdraai zelf de meest relevante trainingen maken. Dit doe je als volgt:

Stap 1: Baken de training af

• Bepaal of een online training de juiste vorm is voor jouw leervraag. Een online training bevat doorgaans video's, tekstonderdelen, vragen en mogelijk een afsluitende toets​​.
• Kies een inhoudsdeskundige met diepgaande kennis van het onderwerp. Deze persoon ontwikkelt de training met ondersteuning van een onderwijskundige die helpt bij didactische aspecten zoals het schrijven van een videoscript en het opstellen van quizvragen​​.

Stap 2: Stel doelgroep en leerdoelen vast

• Analyseer wie de doelgroep is en wat hun leerbehoeften zijn. Denk hierbij aan voorkennis, opleidingsniveau en professionele achtergrond​​.
• Formuleer duidelijke leerdoelen: wat moeten de cursisten aan het einde van de training weten en kunnen? Bepaal de relevantie en scope van de inhoud​​.

Stap 3: Ontwerp de training

• Geef de training een duidelijke structuur, bestaande uit 3-5 hoofdonderdelen met elk 3-5 subonderdelen. Bepaal per onderdeel de leerdoelen en kies de meest geschikte werkvormen zoals video's, tekstonderdelen, afbeeldingen en vragen​​.
• Voeg afbeeldingen, animaties en infographics toe om de inhoud visueel aantrekkelijk te maken. Voor video-opnamen kan gebruik worden gemaakt van de Studytube studio, waar je begeleiding krijgt van onze videoproducers​​.

Stap 4: Ontwikkel de training

De AI-mogelijkheden van de Auteurstool van Studytube stellen je in staat om zonder al te veel werk trainingen voor je te maken. Jij voorziet de Auteurstool van input, dit kan aan de hand van korte zinnen, of interne documenten, en voor je het weet heb je een kant-en-klare compliance training liggen.

• Plaats de structuur in de Auteurstool en vul deze met inhoud. Zorg voor vlot leesbare content met korte zinnen en actieve werkwoorden​​.
• Test de training door deze te laten beoordelen door onafhankelijke testpersonen. Verwerk de feedback om de training te optimaliseren​​.

Stap 5: Publiceer, lanceer en promoot

• Zodra de training gereed is, publiceer je deze in je online academy. Deelnemers kunnen de training direct volgen en jij kunt de voortgang monitoren​​.
• Met behulp van de automatische triggers van Studytube, wijs je de training automatisch toe aan medewerkers die deze moeten volgen om compliant te blijven.

Stap 6: Verzamel feedback en verwerk deze in je training

• Nadat de training online staat, kunnen deelnemers via een automatisch reviewsysteem spelfouten of defecten melden. Hou deze meldingen bij en voer aanpassingen door om de training up-to-date te houden​​.

Alles te weten komen over compliance training? Download nu ons e-book: ‘Elke medewerker compliant met gemak en plezier’. Hierin ontdek je hoe je verplicht leren leuk maakt en hoe je tijd en kosten bespaart bij het uitvoeren van compliancebeleid.

Download e-book

Veelgestelde vragen over compliance training

1. Wat is compliance training?
   Compliance training omvat educatieve programma's die medewerkers voorzien van kennis over wet- en regelgeving, bedrijfsbeleid en ethische normen die relevant zijn voor hun functie, om zo naleving te waarborgen.
2. Wat zijn de doelen van compliance training?
   De doelen van compliance training zijn onder andere het bevorderen van ethisch gedrag, het verminderen van risico's op wettelijke schendingen, het beschermen van de reputatie van de organisatie, en het creëren van een cultuur van naleving en integriteit binnen de organisatie.
3. Wat zijn belangrijke stappen in het organiseren van compliance training?
   Belangrijke stappen zijn onder andere het identificeren van specifieke compliancevereisten, het ontwerpen van een passend trainingsprogramma, het implementeren van een LMS, het evalueren van begrip en toepassing, en het bieden van continue ondersteuning en updates.
4. Waarom is compliance training belangrijk?
   Compliance training is essentieel om de organisatie te beschermen tegen juridische risico's, reputatieschade te voorkomen, ethisch gedrag te bevorderen, en een veilige en respectvolle werkomgeving te waarborgen.
5. Wat zijn enkele veel voorkomende uitdagingen bij compliance training?
   Veel voorkomende uitdagingen zijn onder andere gebrek aan betrokkenheid van medewerkers, complexe wet- en regelgeving, weerstand tegen verandering, en het bijhouden van trainingseffectiviteit.
6. Hoe kan technologie helpen bij compliance training?
   Technologie kan helpen door het bieden van interactieve leermiddelen, toegang op afstand via LMS compliance-training platforms, geautomatiseerde rapportage en evaluatie, en het faciliteren van continue educatie en training updates.
7. Hoe kan je een LMS inzetten bij compliance training?
   Een Learning Management System (LMS) kan worden ingezet voor compliance training door het centraliseren van trainingscontent, het beheren van trainingsprogramma's, het bijhouden van voortgang, het automatiseren van rapportage, en het vergemakkelijken van toegang voor medewerkers.
8. Hoe meet je het succes van compliance training?
   Succes kan worden gemeten door het evalueren van voltooiingspercentages, prestaties op evaluaties en quizzes, nalevingsstatistieken, feedback van medewerkers, en het monitoren van incidenten en overtredingen na de training.