Wat zijn audits en hoe bereid je je hierop voor?

Audits kunnen verschillende doelen dienen, maar worden meestal uitgevoerd om de effectiviteit van bepaalde processen in een organisatie te controleren. In het kader van leren en ontwikkelen dienen audits bijvoorbeeld vaak ter controle op compliance training. Zijn alle certificaten op orde en wordt aan alle relevante wet- en regelgeving voldaan? Dan hoef jij je geen zorgen te maken! Maar wat is een audit nou eigenlijk precies? En hoe zorg je ervoor dat je hier altijd klaar voor bent? We delen het in dit artikel.

Wat een audit is (in een notendop)

Een audit is een onafhankelijk onderzoek en evaluatie van een organisatie, systeem, proces, project of product om te bepalen of deze effectief, efficiënt en in overeenstemming met de toepasselijke wetten, voorschriften, beleidslijnen en procedures functioneert.

Een audit kan worden uitgevoerd door interne of externe auditors die zijn opgeleid en gecertificeerd om dit onderzoek uit te voeren. Dit auditproces omvat doorgaans een systematisch onderzoek van de financiële rapportages, interne controles, risk-management-processen, operationele procedures en andere relevante documenten en informatie. De bevindingen van de auditor worden vervolgens gerapporteerd in een auditverslag. Hierin worden de resultaten samengevat en eventuele problemen of tekortkomingen aangegeven die moeten worden aangepakt.

Het verschil tussen interne en externe audits

Het belangrijkste verschil tussen interne en externe audits is dat interne audits gericht zijn op de evaluatie van de interne controles en processen van de organisatie. Externe audits daarentegen, zijn gericht op de evaluatie van de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de financiële rapporten van de organisatie en de naleving van boekhoudkundige normen en voorschriften.

Interne audits worden uitgevoerd door auditors die in dienst zijn van de organisatie. Bij externe audits gebeurt dit door onafhankelijke auditors die niet in dienst zijn van de organisatie.

Wanneer worden audits uitgevoerd?

Audits kunnen op verschillende momenten worden uitgevoerd, afhankelijk van het soort audit en het doel. Zo worden interne audits doorgaans jaarlijks uitgevoerd, maar deze frequentie varieert op basis van het risicoprofiel van de organisatie. Financiële audits worden gewoonlijk jaarlijks of per kwartaal uitgevoerd door externe accountants. En compliance audits worden meestal periodiek of naar behoefte uitgevoerd. De frequentie is hierbij afhankelijk van de compliance-vereisten en de van toepassing zijnde wet- of regelgeving.

Welke audits hebben betrekking op leren en ontwikkelen?

Op de L&D-afdeling worden doorgaans diverse specifieke audits uitgevoerd, zoals de opleidingsbehoeften-audit, de compliance-training-audit en de LMS-audit. We lichten hieronder de vijf voornaamste audits toe voor wie zich over leren en ontwikkelen ontfermt.

1. Opleidingsbehoeften-audit

Deze audit beoordeelt de opleidingsbehoeften van de werknemers van een organisatie. Het evalueert de huidige vaardigheden en kennisniveaus van je medewerkers en identificeert gebieden waar opleiding nodig is. De audit kan periodiek worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de opleidingsprogramma's van de organisatie goed zijn afgestemd op de huidige behoeften.

2. Trainingseffectiviteitsaudit

Deze audit evalueert de doeltreffendheid van de opleidingsprogramma's van een organisatie. Er wordt nagegaan of de opleidingsprogramma's hun doelstellingen bereiken en of medewerkers in staat zijn het geleerde in de praktijk toe te passen. De audit kan periodiek worden uitgevoerd om gebieden te identificeren waar de opleidingsprogramma's kunnen worden verbeterd.

3. Compliance-training-audit

Deze audit evalueert de trainingsprogramma's van de organisatie voor compliance. Het beoordeelt of de programma's voldoen aan de eisen van de toepasselijke wetten, regels en beleid. De audit kan periodiek worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de compliance-trainingsprogramma's van de organisatie up-to-date en effectief zijn.

4. Learning Management System (LMS)-audit

Deze audit evalueert het LMS van de organisatie. Dit is de software tool die wordt gebruikt om opleidingsprogramma's te beheren en leveren. De audit beoordeelt of het LMS goed functioneert en of het voldoet aan de behoeften van de organisatie en haar werknemers. De audit kan periodiek worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat het LMS up-to-date en effectief is.

5. Kosteneffectiviteitsaudit

Deze audit beoordeelt de kosteneffectiviteit van de opleidingsprogramma's van de organisatie. Het evalueert de kosten in verband met het ontwikkelen en leveren van opleidingsprogramma's en beoordeelt of de organisatie een goed rendement krijgt op haar investering in opleiding. De audit kan periodiek worden uitgevoerd om mogelijkheden voor kostenvermindering en verbetering van de efficiëntie van de opleidingsprogramma's van de organisatie vast te stellen.

Hoe je ervoor zorgt dat je altijd klaar bent voor de volgende audit

Als je jezelf goed wilt voorbereiden op audits, dien je eerst in kaart te brengen welke audits voor jouw afdeling en organisatie precies van toepassing zijn. Vervolgens is het belangrijk om jezelf goed te informeren over de reikwijdte van de te verwachten audits. Wat wordt er gecontroleerd en welke gegevens dien je daarvoor te kunnen tonen?

Als je dit alles in beeld hebt gebracht, is het tijd om de relevante documentatie te bekijken, bestaande processen voor het documenteren te optimaliseren en zelf interne controles uit te voeren. Ten slotte zul je met de relevante auditors in gesprek moeten gaan en een actieplan moeten ontwikkelen om altijd goed voorbereid te zijn.

Door elk van de bovengenoemde stappen te doorlopen kan elke L&D-afdeling zorgen voor soepele en succesvolle audits.

Meer leren over hoe je als L&D-afdeling kunt zorgen voor optimale compliance? Download dan ons gratis e-book ‘Elke medewerker compliant met gemak en plezier’.