Webinar ‘Bespaar tijd, verhoog de kwaliteit’: een verslag

Handmatige, terugkerende processen binnen L&D kosten veel tijd, zijn foutgevoelig en vaak onnodig ingewikkeld. Gelukkig valt hier veel winst te behalen met automatisering. Maar hoe organiseer je dit op een efficiënte manier? Tijdens ons webinar ‘Bespaar tijd, verhoog de kwaliteit’ doken we in best practices en resultaten van organisaties die succesvol met workflow automation aan de slag zijn gegaan. Hieronder lees je het verslag.

Ontdek hoe je binnen L&D tijd en geld bespaart met automatisering. Kijk nu direct het webinar terug.

Wat is automatisering?

Automatisering is het proces waarbij handmatige taken worden geautomatiseerd met behulp van technologie en software. Dit kan veel tijd, energie en geld besparen voor organisaties, ook op HR- en L&D-afdelingen. Toch blijkt uit onderzoek van Deloitte dat 50 procent van de werkprocessen en acties binnen L&D nog onnodig rigide, tijdrovend en duur zijn. Er is dus nog veel ruimte voor verbetering.

Tijdens ons webinar over het automatiseren van werkstromen bij het organiseren van leren & ontwikkelen deelden Samir Bashandy, Customer Success Manager bij Studytube, en Laura van der Ploeg, Product Manager, hoe je dit handig aanpakt. Zij deelden inzichten uit het Deloitte-rapport, hun eigen ervaring, en voorbeelden van Studytube-klanten die hier succesvol mee aan de slag zijn gegaan.

Wat zijn de uitdagingen op L&D-afdelingen?

Als de automatisering van werkstromen zoveel kan opleveren, waarom is dit dan toch nog niet zo ver doorgevoerd op veel L&D-afdelingen? Laura van der Ploeg deelde in het webinar de voornaamste uitdagingen die HR- en L&D-professionals vaak tegenkomen als zij processen willen automatiseren:

• versnipperde processen;
• een gebrek aan visie;
• en een gebrek aan draagvlak.

Versnipperde processen

Processen zijn in veel organisaties sterk versnipperd. Dat wil zeggen dat processen niet goed zijn uitgedacht of uit super veel stappen bestaan. Hierdoor zien medewerkers niet zo snel hoe zij deze processen handig zouden kunnen automatiseren.

Een gebrek aan visie

Daarnaast ontbreekt in veel bedrijven nog een duidelijke visie op automatisering. Dit betekent dat zij niet helder voor ogen hebben wat zij hiermee precies willen bereiken en waarom. Hierdoor zijn de initiatieven op dit vlak niet altijd even effectief.

Een gebrek aan draagvlak

Het kan bovendien ook een uitdaging zijn om alle collega’s en afdelingen mee te krijgen in het proces van automatisering. Dit kan bijvoorbeeld lastig zijn omdat zij het nut er niet direct van inzien of op de langere termijn misschien zelfs vrezen voor hun baan. Zonde, want het automatiseren van de repeterende taken zorgt er juist voor dat je tijd vrij kunt maken voor andere impactvolle werkzaamheden, zoals het ontwikkelen van nieuwe trainingsprogramma’s, het ondersteunen van medewerkers bij hun leertrajecten en het verhogen van de kwaliteit van bestaande programma’s.

Hoe kun je L&D-processen automatiseren?

Om te duiden hoe je L&D-processen handig kunt automatiseren met ons leerplatform haalde Samir Bashandy tijdens het webinar het voorbeeld aan van een van onze klanten: facilitair dienstverlener Vebego. Deze organisatie kampte nog met een oud proces voor het boeken van veiligheidstrainingen. Het aanvragen, zoeken, boeken en goedkeuren ging hierbij namelijk langs allerlei schijven: HR, managers, de medewerker zelf. Dit vereiste veel communicatie en “gepingpong” over zaken als het selecteren van de juiste aanbieder, het vinden van een geschikte datum en het hele facturatieproces.

Met Studytube heeft Vebego dit proces makkelijker gemaakt door een koppeling op te zetten waardoor medewerkers automatisch een uitnodiging krijgen voor de online training die zij moeten volgen. Nu kan de medewerker zelf beslissen wanneer hij die training gaat doen en de manager behoudt nog wel een vorm van regie, want die kan trainingen wel of niet goedkeuren via een paar klikken. Opleiders kunnen ook direct certificaten uploaden naar het leerplatform van Studytube zodra de medewerker de training met succes heeft afgerond. En wanneer trainingen bij externe opleiders worden gevolgd, wordt het volledige facturatieproces ook via het leerplatform van Studytube gefaciliteerd.

Meer leren over automatisering?

Is automatisering van L&D-processen voor jouw organisatie ook nog een uitdaging? Er valt veel te winnen met automatisering via een eigen leerplatform. Medewerkers kunnen hiermee namelijk zelf beslissen wanneer zij hun trainingen volgen en krijgen optimaal inzicht in wat zij wanneer nodig hebben. Het platform van Studytube is bovendien ideaal voor het organiseren van compliance, omdat opleiders rechtstreeks certificaten kunnen uploaden bij de kwalificatie van medewerkers.

Alle insights vernemen van deze sessie? Kijk hier het hele webinar direct terug.