Voor verschillende organisaties is de regeling van externe opleidingen een moeilijk organisatorisch vraagstuk met vertakkingen in meerdere afdelingen. Toch liggen daar allerlei mogelijkheden om tijd en geld te besparen. In het webinar "Hoe Adecco externe trainingen efficiënt zoekt, boekt en financieel afhandelt" bespraken Robert Haasjes (Procurement & Contracting Specialist bij Adecco) en Homam Karimi (CEO bij Studytube) hoe Studytube's Digitale Opleidingsintermediair daarbij helpt.
Na webinars over online leren, lokale overheidsorganisaties en de bouwsector mocht Robert Haasjes van Adecco aanschuiven aan de tafel van Studytube's opnamestudio te Amsterdam. Deze keer stond de Digitale Opleidingsintermediair centraal.
Met de Digitale Opleidingsintermediair (DOI) kunnen organisaties het zoek-, boek- en facturatieproces rond externe trainingen stroomlijnen en zo aanzienlijke besparingen oogsten. Daarmee werkt Adecco ijverig aan haar missie om nog meer te focussen op de ontwikkeling van uitzendkrachten. Sinds januari 2020 heeft het bedrijf een speciale afdeling opgericht – "Duurzaam Inzetbaar" genaamd – om die ambitie waar te maken.
"Dat gaat breder dan alleen leren en ontwikkelen," legde Haasjes uit. "We willen flexkrachten goed inzetbaar maken voor de arbeidsmarkt, en daarin is het opleiden van die mensen echt superbelangrijk. Het is crucialer dan ooit om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen."
Adecco bouwt al meerdere jaren aan een vitale leercultuur. Toen het bedrijf jaren geleden het raamwerk van haar toekomstige leeromgeving probeerde te bepalen, doken er al snel enkele uitdagingen op.
Allereerst moest het leeraanbod even kleurrijk zijn als de doelgroep (interne en externe medewerkers met uiteenlopende opleidingsniveaus) én aansluiten op de concrete vraag van klanten. Daarnaast kostte het enorm veel tijd om een externe training aan te vragen, aangezien de bijbehorende administratieve procedure telkens weer allerlei afdelingen moest doorkruisen – een probleem dat vele bedrijven wellicht zullen herkennen.
"Er zitten best veel stappen in dat proces," aldus Homam Karimi. "Er zijn stakeholders in HR betrokken, maar ook in het management, finance, enzovoort."
Toen Studytube en Adecco het leerplatform vormgaven en implementeerden, focusten ze dan ook op drie assen: procesverbetering, inkoopkorting en kwaliteit. Met die drietand wilden ze op alle probleemstellingen een efficiënt antwoord bieden.
Vroeger duurde het boekingsproces bij Adecco ongeveer twee uur, terwijl men maar liefst 2.500 opleidingen per jaar moest aanvragen. Het jaarlijkse kostenplaatje: 5.000 werkuren (ongeveer 4 FTE) en €250.000.
Samen met Studytube slaagde Adecco erin om via de Digitale Opleidingsintermediair dat basisproces te digitaliseren, zodat de volledige procedure nu nog slechts 20 minuten in beslag neemt – een besparing van ca. €200.000.
"Dat proces is bij Adecco echt heel goed geworden," vertelde Haasjes. "En eigenlijk is het al nuttig vanaf nul boekingen. Je gaat immers een handmatig proces vervangen door een digitaal proces, en ik ben ervan overtuigd dat dat al vanaf het eerste moment geld oplevert. Als je mag kiezen tussen een auto en een paard, dan zou ik ook meteen in de auto stappen."
Tijdens de implementatie van het leerplatform zorgde Studytube er eveneens voor dat alle opleiders van Adecco's keuze een plaatsje vonden in de Digitale Opleidingsintermediair, zodat medewerkers hun trainingen konden aanvragen bij opleiders die Haasjes al had goedgekeurd.
Ook die zet leverde besparingen op. Met de Digitale Opleidingsintermediair profiteert Adecco van inkoopkortingen, waardoor haar L&D-verantwoordelijken alweer minder diep moeten graaien in de geldbuidel van de onderneming.
"Vele organisaties spenderen ongeveer 50% van het opleidingsbudget bij ca. 20 leveranciers," zei Karimi. "Bij die partijen – de preferred suppliers – maken ze vaak goede prijsafspraken. Studytube treedt vervolgens op als collectieve inkoopvereniging, zodat we bij alle andere leveranciers ook een korting kunnen bedingen."
Via de Digitale Opleidingsintermediair boekt Adecco momenteel zo'n 3.000 opleidingen per jaar – zowel online, klassikaal als een combinatie van de twee (blended learning). Nu wil het bedrijf de data van het LMS ook inzetten om de kwaliteit van die trainingen te waarborgen.
"Het moet een organisch geheel worden," verklaarde Haasjes. "De eindgebruiker, die duizenden uitzendkrachten, moeten via het platform laten weten wat ze van de opleiding vinden. Ik kan niet al die 3.000 personen opbellen om hen dat te vragen, maar stiekem wil ik dat eigenlijk wel weten."
Op die manier hoopt Haasjes nog constructievere gesprekken te voeren met de opleiders en leveranciers om zo verder te groeien met de markt – "want dat moeten we tenslotte allemaal doen".