Welke eisen stel jij aan een learning management system?

Om het selectieproces van een learning management system (LMS) te vergemakkelijken, wil je de groep potentiële LMS-aanbieders terugbrengen tot een beperkte selectie. De selectieprocedure die we eerder besproken, helpt hierbij. Als basis fungeert de vastgestelde leerbehoefte. Hierop stel je de voorwaarden vervolgens voor jouw LMS vast. In deze blog helpen wij jou op weg bij het bepalen van de LMS-voorwaarden die voor jouw organisatie van belang zijn. Je vindt hier een overzichtelijke lijst van voorwaarden waarmee je een begin maakt met het opstellen van jouw voorwaarden.

Belangrijk is om bij de opgestelde voorwaarden ook te bedenken in hoeverre deze voorwaarde echt noodzakelijk is, of meer leuk om te hebben. Op deze manier creëer je een duidelijke wensenlijst, waarmee je vervolgens het aanbod van LMS-aanbieders kunt vergelijken.   

Overzicht van Voorwaarden aan een learning management system

Dit overzicht fungeert als hulpmiddel om jou in de juiste richting te helpen denken. Het is absoluut geen uitputtende lijst, maar de meest voorkomende vereisten komen zeker aan bod.

Vereisten omtrent het Platform

Hoewel er honderden LMS-aanbieders op de markt zijn, zijn deze aanbieders alles behalve hetzelfde. Iedere aanbieder werkt op zijn/haar eigen manier en biedt een eigen pakket aan features en diensten aan. Een aantal kenmerken om op te letten:

• On-premise of Software as a Service (SaaS) oplossing?

Waar een on-premise oplossing bestaat uit het downloaden en installeren van de software op een eigen computer of server, wordt met SaaS de software via het internet, dus in de cloud, geleverd en gehost op de server van de aanbieder. Een SaaS-oplossing biedt daarmee voordelen op het gebied van bredere beschikbaarheid, lagere start- en onderhoudskosten.

• Licentiestructuur of abonnementskosten

Het is goed om te kijken naar de structuur waarop jij de diensten van aanbieders kunt afnemen. Afhankelijk van de hoeveelheid medewerkers, de frequentie waarop en het aantal trainingen die jij wilt aanbieden, geef jij wellicht de voorkeur aan een aanbieder die maandelijkse of jaarlijkse licenties verstrekt, tegenover abonnementskosten per gebruiker.

• Koppeling met huidige (HR-)systemen mogelijk?

Grote kans dat het LMS een aanvulling is op de systemen die nu al gebruikt worden binnen de organisatie. Daarom is het goed om te kijken of het LMS gemakkelijk te koppelen is aan third-party systemen zoals het HR-core systeem of het eigen intranet.

Vereisten omtrent de Content

Naast het kijken naar de technische aspecten van het platform, is het ook belangrijk om te bedenken wat voor training content je als organisatie wilt aanbieden. Gaat het enkel om online trainingen of juist klassikale trainingen? Of wil je dat jouw medewerkers de keuze hebben uit beide vormen en ga je voor een geïntegreerd LMS? Wil je deze trainingen zelf kunnen maken? En hoe zit het met het aanbieden van micro-learnings?

Het kiezen van een LMS gaat dus gepaard met het creëren van een trainingsstrategie gericht op jouw doelgroep, leerdoelstellingen en trainingswijze. Features om over na te denken zijn:

• Auteurstool waarmee eigen trainingen gecreëerd kunnen worden.
• Toevoegen en beheren van eigen online / klassikale trainingen.
• Trainingsaanbod beheren door aan/uitzetten van zichtbaarheid.
• Mogelijkheid tot creëren van blended trajecten.
• Aanmaken en toewijzen van leerlijnen
• Aanmaken events en deelnemers uitnodigen
• Importeren van micro-learnings zoals: artikelen, korte video’s, whitepapers, etc.
• Toevoegen van assessments en certificering aan trainingen.
• Mogelijkheid tot het volgen van meerdere trainingen tegelijkertijd.

Vereisten omtrent de Gebruikers

Houdt bij het uitzoeken van een LMS altijd in je achterhoofd dat het uiteindelijk gaat om de eindgebruiker. Wie gaat met het LMS werken en hoe gebruiksvriendelijk is het systeem voor hen? Want, al heeft het systeem nog zulke mooie features, als de gebruikerservaring niet optimaal is zal het systeem niet optimaal gebruikt worden. Kijk daarom naar onder andere de volgende vereisten:

• De responsiveness van het platform

Vraag na of het platform in de meest voorkomende browsers en op alle apparaten werkt. Denk aan laptop, mobiel en notepad.

• Gebruiksvriendelijke User Interface

Je wilt dat bezig zijn met leren en ontwikkelen de gebruiker aanspreekt. Bekijk daarom of het platform visueel aantrekkelijk is (look en feel), in de eigen huisstijl vorm te geven is, in de juiste taal kan worden ingesteld, de navigatie logisch opgebouwd is, het leeraanbod overzichtelijk wordt weergegeven en of er communicatiemogelijkheden zoals discussieforums zijn.

• Hosting LMS

Kan de aanbieder bijvoorbeeld garanderen dat het systeem 99,95% van de tijd toegankelijk is, ongeacht de belasting door duizenden medewerkers tegelijkertijd en kan de cursist altijd en overal inloggen op het platform.

Vereisten omtrent Rapportage en Feedback

Iedereen heeft enige vorm van rapportages en feedback als vereisten om de effectiviteit van leeractiviteiten te meten. De vraag is echter hoe diepgaand je deze rapportages wilt uitvoeren.

Belangrijk is om voor jezelf helder te hebben welke data je uit het systeem wilt kunnen halen. Hierbij valt te denken aan inzicht in:

• Afrondingspercentage van trainingen
• Score op assessment
• Bestede tijd aan leeractiviteiten
• Return on Investment
• Deelname aan specifieke trainingen
• Aantal inschrijvingen voor klassikale evenementen

Vraag jezelf ook af in welke frequentie je inzicht wilt hebben in deze rapportages. Is eens per week of maand voldoende of wil je dit altijd real time in kunnen zien? En wil je de rapportages op de mail of ook kunnen downloaden?

Vereisten omtrent de Support en Service

Last but not least is het goed om vanaf het begin ook verder dan alleen de aanschaf van het systeem te kijken. Aanschaffen is stap één, maar het implementatieproces is misschien nog wel belangrijker.