Een nieuw teamlid verwelkomen zou een positief en soepel proces moeten zijn. Toch worstelen veel organisaties met inconsistente onboarding-ervaringen. Wat op de ene afdeling goed werkt, ontbreekt compleet op de andere. Het gevolg? Vertraging, verwarring, en zelfs het risico dat nieuwe medewerkers voortijdig vertrekken. Je lost het op met een gestroomlijnd en consistent onboardingproces. Eén waar iedereen snel productief, blij en betrokken van wordt. En hoe je daar komt, ontdek je in dit artikel!
Wat is een goed onboardingproces?
Een onboardingproces is het traject waarin nieuwe medewerkers worden begeleid om hun rol binnen een organisatie succesvol op te pakken. Het omvat alles van praktische introducties, zoals het regelen van toegang tot systemen, tot strategische activiteiten, zoals het leren kennen van de bedrijfscultuur en het ontwikkelen van de benodigde vaardigheden.
Wat een onboardingproces goed maakt, is consistentie en structuur. Een effectief proces zorgt ervoor dat alle nieuwe medewerkers dezelfde basisinformatie krijgen, ongeacht hun functie of afdeling. Daarnaast biedt een goede onboarding ruimte voor persoonlijke groei, bijvoorbeeld door trainingen of leerpaden aan te bieden die aansluiten bij de behoeften van de medewerker. Het resultaat? Snelle integratie, hogere motivatie, en medewerkers die vanaf dag één waarde toevoegen.
Zo kom je tot een consistent onboardingproces:
- Creëer een centrale onboardingstructuur
Zorg voor een basis die voor iedereen geldt. Denk aan gestandaardiseerde templates en checklists, waarmee je zeker weet dat alle medewerkers dezelfde cruciale informatie ontvangen. Voeg hier een persoonlijke noot aan toe, zoals een welkomstvideo van het management. Dit zorgt voor een warm welkom.
- Digitaliseer je onboardingproces
Een digitaal leerplatform (zoals een LMS) maakt het makkelijk om trainingen, handleidingen en introductiematerialen beschikbaar te stellen. Nieuwe medewerkers kunnen zo op elk moment en vanaf elke locatie leren, zonder afhankelijk te zijn van drukke collega's. Bovendien kan je het hele proces beter volgen als je ervoor zorgt dat alle benodigde trainingen via een centrale plek kunnen worden geboekt en gevolgd.
- Maak gebruik van e-learnings voor uniformiteit
Zorg ervoor dat alle nieuwe medewerkers toegang hebben tot dezelfde e-learningmodules die de basiskennis en vaardigheden behandelen. Dit garandeert dat iedereen dezelfde startinformatie krijgt, ongeacht hun locatie of afdeling. Je kunt dit vervolgens verder personaliseren door functie-specifieke modules toe te voegen. Met slimme tools, zoals de AI Auteurstool van Studytube, maken interne experts in een mum van tijd complete online trainingen van documenten als handleidingen, beleidsdocumenten en bedrijfsstrategieën. Het enige dat je hoeft te doen met Studytube’s Auteurstool is het uploaden van je document en de geïntegreerde AI zorgt ervoor dat deze omgezet wordt in een volledige e-learning, inclusief tekstonderdelen, sterke meerkeuzevragen en opdrachten die aansluiten bij de leerdoelen.
- Creëer een centrale onboardingkalender
Introduceer een standaard onboardingkalender waarin alle activiteiten, deadlines en trainingen duidelijk staan gepland. Dit helpt zowel nieuwe medewerkers als hun managers om het proces te volgen en zorgt ervoor dat niemand iets mist. Maak deze kalender inzichtelijk via een gedeeld platform of tool waar iedereen eenvoudig toegang tot heeft.
- Automatiseer waar mogelijk
Automatiseer tijdrovende taken, zoals het toewijzen van introductietrainingen of het versturen van herinneringen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor consistentie. Moderne platforms, zoals dat van Studytube, kunnen zelfs automatisch gepersonaliseerde leerpaden samenstellen op basis van bijvoorbeeld een functie, locatie of team.
- Integreer een buddy-systeem
Koppel nieuwe medewerkers aan een ervaren collega die hen wegwijs kan maken in de organisatiecultuur. Dit bevordert niet alleen kennisdeling, maar zorgt ook voor een gevoel van verbinding.
- Stimuleer een leercultuur vanaf dag één
Laat zien dat leren en ontwikkelen belangrijk zijn in jouw organisatie. Start direct met een kennismaking met het opleidingsaanbod of door trainingen aan te bieden die aansluiten bij de functie en groeiambities van de medewerker.
Twee voorbeelden van een consistent onboardingsproces:
Hoe Sakol haar onboardingproces verbeterde met Studytube
Sakol, een samenwerkingsorganisatie van acht familiebedrijven in bouwmaterialen, maakt leren en ontwikkelen toegankelijk voor meer dan 1.000 medewerkers. Met Studytube’s leerplatform en de eigen Bouwcoach Academy zorgt Sakol dat iedereen beschikt over up-to-date productkennis. Maar vooral bij het onboarden van nieuwe medewerkers heeft het platform een wereld van verschil gemaakt:
- Automatisering voor meer efficiëntie
Dankzij Studytube automatiseert Sakol het leerproces. “Het leerplatform verstuurt automatisch mails naar medewerkers en managers,” legt Wouter Konsten, Learning & Development Specialist, uit. “Medewerkers weten precies wat er van hen verwacht wordt en managers zien in één oogopslag wie op schema ligt of een herinnering nodig heeft.”
- Sneller onboarden met leerpaden
Door leerpaden op te zetten binnen Studytube wordt aan nieuwe medewerkers direct een relevante set trainingen toegewezen. Konsten: “Dit scheelt ons tot een halve dag per medewerker, omdat we hen niet meer stap voor stap hoeven te begeleiden. Tegelijkertijd krijgen nieuwe medewerkers meer autonomie, wat hun motivatie en ontwikkeling bevordert.”
- Tijd besparen met slimme tools
Sakol gebruikt Studytube’s Auteurstool met AI-co-piloot om snel en eenvoudig trainingen te ontwikkelen. Leveranciers nemen het grootste deel van de trainingen voor hun rekening, terwijl Sakol tot 25 procent tijd bespaart op de eigen trainingen.
Met deze verbeteringen zorgt Sakol voor een consistent en efficiënt onboardingproces, waarmee nieuwe medewerkers snel kunnen integreren en groeien.
Meer leren van Sakol? Lees hier hun succesverhaal: ‘3.000+ afgeronde trainingen: Sakol weet hoe je medewerkers succesvol betrekt’
Hoe SPAR haar onboardingproces personaliseert en stroomlijnt
Bij de internationale supermarktketen SPAR is een warm welkom het startpunt van een goed onboardingproces. “Wat ik onmisbaar vind in een onboardingstraject is vooral je welkom voelen in een bedrijf. Daarin spelen je directe collega’s ook een grote rol,” vertelt Lotte Auping, Adviseur Leren en Ontwikkelen bij SPAR.
- Persoonlijke aandacht gecombineerd met een gestructureerd traject
Om dit te bereiken, combineert SPAR persoonlijke aandacht met een duidelijk gestructureerd traject waarin nieuwe medewerkers zowel de bedrijfscultuur leren kennen als de praktische kant van hun functie. Voor medewerkers van het hoofdkantoor betekent dit bijvoorbeeld een dag meewerken in een winkel of met een chauffeur op pad gaan om de klantkant van het bedrijf te ervaren.
- Consistentie en kwaliteit dankzij eenvoudige toewijzing van leeractiviteiten
Tegelijkertijd stond SPAR voor de uitdaging om consistentie en kwaliteit te bieden in een organisatie met uiteenlopende functies, afdelingen en locaties. Simone Schaffelaars, eveneens Adviseur Leren en Ontwikkelen bij de supermarktgigant licht toe: “We hebben eigenlijk vier grote groepen te bedienen in onboarding, maar ook in leren in de breedste zin.”
Het leerplatform van Studytube maakt het nu mogelijk voor SPAR om leeractiviteiten te organiseren en eenvoudig toe te wijzen aan medewerkers. Schaffelaars: “We hebben een mooi platform waar al ons aanbod netjes in staat en waar leidinggevenden en ondernemers zelf dingen kunnen toewijzen aan hun teamleden.”
- De ideale mix van fysieke bijeenkomsten en online modules
Dankzij een mix van fysieke bijeenkomsten, online modules en op maat gemaakte trainingen zorgt het bedrijf nu voor een consistent, professioneel en gepersonaliseerd onboardingproces, waarmee nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en een vliegende start maken.
Meer leren van SPAR? Kijk dan hier direct het webinar terug waarin Lotte Auping en Simone Schaffelaars praktische lessen delen voor effectieve onboarding.
Hoe Studytube je helpt aan een sterk onboardingproces
Een effectief onboardingproces begint bij een goed fundament. Studytube biedt organisaties tools om onboarding niet alleen eenvoudiger, maar ook consistenter te maken. Met gestandaardiseerde templates, een gebruiksvriendelijke Auteurstool met AI-co-piloot, en automatische toewijzing van leermodules aan de juiste medewerkers, heb je alles in handen om nieuwe teamleden een vliegende start te geven.
Het resultaat? Minder tijd kwijt aan onboarding, beter geïnformeerde medewerkers, en een hogere betrokkenheid vanaf de eerste dag.
Ontdek hoe ons AI-gedreven leerplatform jouw nieuwe talent in no time effectief in het zadel helpt!
Plan een online demo