Het invullen van trainingsaanvragen leidt soms tot een complexe administratie voor een HR-afdeling. Dit komt door een toename in de vraag naar opleidingen, de uitbreiding van het beschikbaar leeraanbod en leervormen, en door de vereiste rapportages. Het gevolg is dat inzicht in leeractiviteiten verloren gaat en trainingen op ad-hocbasis - en dus inefficiënt - worden ingekocht.
Het management verwacht in toenemende mate dat HR kan verantwoorden hoe hun bestedingen bijdragen aan kennisontwikkeling binnen de organisatie. Maar hoe zorg je voor goed opgeleide medewerkers, terwijl je tegelijkertijd grip op de administratie en opleidingskosten houdt? Een Learning Management Systeem kan je daarbij helpen.
Ondersteuning via een LMS
Een LMS ondersteunt HR bij het automatiseren van administratieve processen zoals:
- Het beheren van medewerkers, leeraanbod en budgetten;
- Het sturen op leren door bijvoorbeeld leerlijnen aan te maken en toe te wijzen;
- Een LMS vereenvoudigt het uitdraaien en inzien van rapportages en dient als centrale plek voor de inkoop van trainingen bij externe opleiders.
Kortom, één systeem om de administratie rondom beheer, sturing en opleidingskosten inzichtelijk te krijgen en te regelen.
Return on investment via Learning Analytics
Het belang van een LMS wordt duidelijker als we kijken naar de trends in de leerdoelstellingen van organisaties. Uit dit onderzoek blijkt dat niet enkel jouw organisatie op zoek is naar een oplossing om meer grip op het opleidingshuis te verkrijgen. Ruim 40% van de organisaties geeft aan behoefte te hebben aan een dergelijke oplossing - mede doordat het bepalen van de return on investment een steeds belangrijkere taak is voor HR.
Dit blijkt o.a. ook uit een rapport van Deloitte, dat aangeeft dat Nederland weinig gemotiveerd is om HR Analytics in te zetten; die drijfveer is zelfs één van de zwaksten ter wereld. Eén van de genoemde oorzaken is een gebrekkige kwaliteit van data.
Veel organisaties blijken dan ook moeite te hebben met het verkrijgen van betrouwbare data. Juist voor de verzameling en analyse van studiedata die medewerkers genereren - ook wel learning analytics genoemd - is een LMS uiterst geschikt. Een dergelijk systeem biedt één geordend dashboard waarop alle leerresultaten van interne en externe trainingen in één overzicht zichtbaar zijn. Vervolgens kun je zelf kiezen of de leerresultaten per individu, team of de gehele organisatie worden weergegeven.
Structureren van (complexe) administratie
Een LMS helpt ook om de complexe administratie van inkoopprocessen rondom trainingen te stroomlijnen. Regelmatig struikelen organisaties immers over het feit dat ze de verschillende data van hun trainingsaanvragen niet kunnen aggregeren, waardoor men de totale leerbehoefte niet in kaart kan brengen.
Als gevolg worden trainingen vaak handmatig, ad hoc en per aanvraag los ingekocht. Die versplintering maakt het proces arbeidsintensief en de kosten hoger dan wanneer trainingen in "bulk" worden ingekocht.
Automatiseren van administratieve handelingen
Het peilen van de leerbehoefte en de inkoopprocessen van trainingen bij externe opleiders kun je centraal laten verlopen via een LMS. Het instellen van accorderings- en budgetteringsroutes helpen bij het automatiseren van het inkoopproces, van aanmelding tot de volledige administratie en facturatie.
Daarnaast ondersteunt het LMS met de automatisering van administratieve processen, zoals automatische toewijzing van trainingen, berichtgeving aan medewerkers en accordering van trainingsaanvragen aan de hand van vooraf ingestelde budgetten.
Het resultaat: lagere kosten door efficiëntere inkoop van trainingen, gemakkelijk inzicht, en controle over leerbudgetten.
LMS cruciaal in genereren betrouwbare data
Al met al zijn de juiste geaggregeerde data voor HR essentieel om grip op leerprocessen te krijgen en haar activiteiten te kunnen verantwoorden. Een Learning Management Systeem stelt jou in staat geaggregeerde data actiever in te zetten om aanvragen te stroomlijnen, kosten te beheersen en leeractiviteiten inzichtelijk te maken.
