Nieuwe medewerkers verdienen een warm welkom. Daar zijn de meeste organisaties het wel over eens. Maar onboardingsprocesen kunnen nog wel eens overweldigend zijn: zoveel nieuwe informatie, gezichten en processen in korte tijd! Een onboarding buddy biedt hier uitkomst. Deze ervaren collega fungeert als gids en mentor, waardoor nieuwkomers zich sneller thuis en ondersteund voelen. In dit artikel ontdek je waarom het koppelen van nieuwkomers aan een onboarding buddy zo essentieel voor een succesvolle integratie.
Wat is een onboarding buddy?
Een onboarding buddy is een bestaande medewerker die nieuw aangenomen personeel begeleidt tijdens hun eerste weken of maanden bij het bedrijf; de onboarding. Deze gaat verder dan het welkomstcomité; een onboarding buddy biedt praktische hulp, beantwoordt vragen, en introduceert de nieuwkomer in de bedrijfscultuur en -processen. Door hun ervaring en kennis van de organisatie, zijn ze ideaal geplaatst om als brug te fungeren tussen je nieuwkomer en je bedrijf, en helpen ze om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Wat maakt een goede onboarding buddy?
Een goede buddy voor onboarding bezit een combinatie van persoonlijke eigenschappen en professionele vaardigheden die hem of haar uitermate geschikt maken voor deze ondersteunende rol. Toegankelijkheid is cruciaal; je wilt buddies aanwijzen die benaderbaar en beschikbaar zijn om te helpen wanneer nodig. Geduld en empathie zijn ook belangrijk, aangezien nieuwkomers tijd nodig hebben om zich aan te passen en veel vragen kunnen hebben. Daarnaast stellen sterke communicatievaardigheden de buddy in staat om duidelijk en effectief informatie over te brengen, terwijl een grondige kennis van de organisatie zorgt dat ze accuraat advies en begeleiding kunnen bieden. Tot slot is het vermogen om constructieve feedback te geven en te ontvangen ook essentieel, zodat zowel de nieuwkomer als de ervaren collega kunnen groeien door deze ervaring.
Samengevat wil je dus onboarding buddies die:
- Veel ervaring hebben met jouw organisatie en de bedrijfscultuur en -waarden goed kunnen overbrengen
- Ervaring hebben in hetzelfde team of dezelfde rol als die van de nieuwkomer
- Toegankelijk zijn en communicatief vaardig
- Geduldig zijn en over empathie beschikken
- Effectief en constructief feedback kunnen geven en ontvangen
7 redenen voor een onboarding buddy
Een onboarding programma bestaat doorgaans uit verschillende fasen en per fase staan er weer andere elementen centraal. Van administratieve zaken tijdens de pre-boarding en werkplekoriëntatie op de eerste dag, tot aan training voor de nodige bedrijfskennis en skills in de eerste weken en maanden; alles wat zorgt voor een vliegende start, hoge medewerkersbetrokkenheid en een langdurige arbeidsrelatie komt voorbij. Maar je programma is eigenlijk pas compleet als je ook een ervaren collega koppelt aan je nieuwkomer. Hieronder ontdek je de onmiskenbare voordelen van deze partnering:
- Snellere integratie
Met een onboarding buddy voelen nieuwkomers zich sneller onderdeel van het team. Dit versoepelt de overgang naar een nieuwe werkomgeving. - Verhoogde productiviteit
Door onmiddellijke ondersteuning en begeleiding kunnen nieuwkomers sneller aan de slag met hun taken. Dit komt hun algehele productiviteit ten goede. - Verbeterde werktevredenheid
Persoonlijke aandacht en steun verbeteren de betrokkenheid en tevredenheid van nieuwkomers. Zo zorgt een buddy voor een positievere werkervaring vanaf dag één. - Minder verloop
Een goede onboarding vermindert de kans dat nieuwkomers vroegtijdig de organisatie verlaten. Een buddy voorkomt dat je nieuwe medewerker in de beginperiode onnodig ergens vastloopt in het onboardingsproces. - Sterkere bedrijfscultuur
Een buddy-systeem bevordert een cultuur van mentorship en samenwerking. Dit is niet alleen tijdens de onboarding, maar ook daarna essentieel voor het opbouwen van sterke interpersoonlijke relaties binnen het bedrijf. - Beter begrip van rollen en verwachtingen
Nieuwkomers krijgen een duidelijk beeld van hun rol en de verwachtingen, waardoor ze effectiever kunnen functioneren binnen hun nieuwe positie. - Feedbackloop
Zowel de organisatie als de nieuwkomer profiteren van continue feedback dankzij het buddy programma. Dit helpt bij het aanpassen en verbeteren van onboardingsprocessen en initiatieven voor persoonlijke ontwikkeling.
Hoe ziet een onboarding buddy programma eruit?
Een goed gestructureerd onboarding buddy programma is essentieel voor het succes van zowel de nieuwkomers als hun begeleiders. Dit programma begint gewoonlijk vanaf de eerste werkdag van de nieuwkomer en kan voortduren voor een periode van drie tot zes maanden, afhankelijk van de complexiteit van de rol en de behoeften van de nieuwkomer.
Belangrijke onderdelen van het programma omvatten:
- Regelmatige check-ins
Hierbij bespreken de buddy en de nieuwkomer de voortgang en pakken zij eventuele uitdagingen aan. - Introductieworkshops
Dit zijn speciale sessies waarin de nieuwkomer van zijn of haar buddy kan leren over de missie, visie, en waarden van het bedrijf, evenals belangrijke bedrijfsprocessen. - Een gestructureerde tijdlijn
Een duidelijk schema met geplande activiteiten en mijlpalen voor de eerste dagen, weken en maanden. Dit helpt bij het stellen van verwachtingen en het plannen van de inwerktijd. - Toegangsverschaffing tot tools en systemen
De buddy zorgt ervoor dat de nieuwkomer toegang heeft tot alle benodigde informatiebronnen, zoals (digitale) communicatietools, online systemen en trainingsmateriaal. - Gezamenlijke doelen stellen
Een proces waarbij de buddy en de nieuwkomer samen doelen stellen voor de onboardingsperiode. Dit draagt bij aan een persoonlijk gevoel van prestatie en betrokkenheid. - Netwerkevenementen
Gezamenlijke deelname aan bedrijfsbrede sociale en professionele evenementen om netwerkmogelijkheden te bieden. - Regelmatige feedback-sessies
Naast de check-ins, zijn regelmatige feedbacksessies waardevol, waarin zowel de buddy als de nieuwkomer constructieve feedback kunnen geven en ontvangen. - Escalatieprocedures
Duidelijke procedures voor het escaleren van eventuele zorgen of problemen die de nieuwkomer ervaart, om ervoor te zorgen dat deze tijdig worden aangepakt. - Samen successen vieren
Maak er een punt van om de successen en mijlpalen van de nieuwkomer te erkennen en te vieren, om motivatie en moraal te versterken.
Om optimaal deel uit te kunnen maken van een buddy programma, is het belangrijk dat buddies zorgvuldig worden geselecteerd op basis van hun deskundigheid, sociale vaardigheden en bereidheid om anderen te helpen. Daarnaast moeten buddies training ontvangen die hen voorbereidt op hun rol, inclusief hoe ze effectieve ondersteuning kunnen bieden en feedback kunnen verzamelen en doorgeven.
Onboarding buddy checklist
Ben jij als buddy aangesteld of heb je iemand daarvoor aangewezen? Dan kan je er met de onderstaande onboarding buddy checklist voor zorgen dat de nieuwkomer zich welkom voelt en snel zelfstandig kan functioneren:
Voorbereiding voor de eerste dag
- Werkplek gereed
- Technologische toegang: Denk bijvoorbeeld aan toegang tot software, e-mailaccounts en het intranet.
- Welkomstpakket: Maak bijvoorbeeld een schema voor de eerste week, een lijstje met teamcontacten, en geef eventueel een paar leuke bedrijfsgadgets cadeau.
- Persoonlijke introductie: Zorg dat je aanwezig bent om de nieuwkomer persoonlijk te verwelkomen en het welkomstpakket te overhandigen.
- Rondleiding: Geef een rondleiding door het gebouw om belangrijke locaties zoals de kantine, toiletten en vergaderzalen aan te wijzen.
Activiteiten in de eerste week
- Introducties plannen: Regel meetings met directe teamleden en andere relevante collega’s.
- Bedrijfsprocessen uitleggen: Begeleid de nieuwkomer door belangrijke bedrijfsprocessen en -systemen.
- Informele kennismaking: Organiseer een lunch of koffie met het team voor sociale interactie.
- Beschikbaarheid: Zorg dat je beschikbaar bent voor vragen en ondersteuning gedurende de hele week.
Evaluatie tijdens de eerste maand
- Evaluatiegesprek plannen: Zet een formele meeting op de agenda om de voortgang te bespreken.
- Feedback verzamelen: Vraag de nieuwkomer elke week naar hun ervaring en eventuele problemen of zorgen.
- Doelen stellen: Help je nieuwe collega bij het stellen van realistische doelen voor de komende maanden.
- Aanpassingen voorstellen: Suggereer aanpassingen in het inwerkprogramma op basis van de feedback die je ontvangt.
Voortdurende ondersteuning
- Regelmatige check-ins: Blijf regelmatig check-ins aanbieden om de voortgang te monitoren en ondersteuning te bieden.
- Mentorschap voortzetten: Blijf ook na de eerste maand als mentor fungeren voor professionele ontwikkeling en advies.
- Beschikbaarheid: Zorg ervoor dat je toegankelijk blijft voor vragen en ondersteuning, zelfs na de formele onboarding periode.
- Netwerkmogelijkheden: Introduceer de nieuwkomer in bredere netwerken binnen de organisatie.
Meer leren over hoe je het onboarding programma voor jouw nieuwkomers optimaal organiseert? Download dan ‘De how-to gids voor een succesvolle onboarding’.
In deze how-to gids leer je:
- Met welke 5 aandachtspunten je rekening moeten houden bij onboarden en leren;
- Wat de 3 belangrijkste pijlers van een onboarding programma zijn;
- Wat de 5 succesfactoren van een goede onboarding zijn;
- En hoe je zelf zorgt voor een succesvol onboarding programma.
