Zo maak je een retentiemagneet van jouw onboarding programma

Wie nieuwe medewerkers goed wil laten landen in zijn of haar organisatie, doet dit met een solide onboarding programma op een slimme manier. Dit programma vormt namelijk de basis van een effectief inwerk- en integratietraject en heeft een grote impact op succesbepalende factoren als de retentie, productiviteit en tevredenheid van je nieuwe medewerkers. Maar wat is een onboarding programma precies? En hoe maak je er één die jouw nieuwkomers een vliegende start geeft en aan boord houdt op de lange termijn? Dat ontdek je in dit artikel!

In dit artikel:

1. Wat is een onboarding programma?
2. Waarom is een onboardingsprogramma zo belangrijk?
3. Hoe maak je een goed onboarding programma?
4. Voorbeeld van een onboarding programma 
5. De volgende stap in het verbeteren van je onboardingsproces
6. Veelgestelde vragen over onboarding programma’s

Wat is een onboarding programma?

Een onboarding programma of onboardingsprogramma is een strategisch proces dat nieuwe medewerkers helpt om snel en effectief te integreren in een organisatie. Het doel is om hen van de nodige tools, kennis en inzicht in de cultuur te voorzien om zo snel mogelijk succesvol te kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Dankzij een goed onboarding programma voelen nieuwe werknemers zich welkom en gewaardeerd vanaf dag één.

Waarom is een onboardingsprogramma zo belangrijk?

Een goed uitgevoerd onboardingsprogramma zorgt voor een snelle integratie na een vliegende start in plaats van een hortend en stotend inwerktraject dat leidt tot inefficiëntie en mogelijk zelfs vroegtijdig vertrek. En door in strategische, gestructureerde onboarding te investeren, leg je niet alleen de basis voor motivatie en productiviteit op de korte termijn, maar ook voor langdurige medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid.

Het onboarding programma is cruciaal voor:

1. Snelle integratie 
   Het maakt nieuwe medewerkers sneller productief door hen direct wegwijs te maken in de organisatieprocessen en -cultuur.
   
   
2. Bevordering van de betrokkenheid
   Nieuwe medewerkers voelen zich dankzij een goed onboarding programma welkom en gewaardeerd, wat hun betrokkenheid en loyaliteit aan de organisatie verhoogt.
   
   
3. Verlaging van het verloop
   Een effectief onboarding programma vermindert het personeelsverloop doordat het nieuwe medewerkers een positieve start geeft.
   
   
4. Versterking van je employer brand
   Een goede onboardingservaring draagt bij aan een positief imago van de organisatie als werkgever.

Hoe maak je een goed onboarding programma?

Een goed onboarding programma wordt gekenmerkt door een duidelijke planning en structuur. Maar voordat je zo’n programma voor jouw nieuwe medewerkers opstelt, is het essentieel om een aantal factoren in overweging te nemen die de effectiviteit van de onboarding beïnvloeden. Door met de volgende aspecten rekening te houden, kan je ervoor zorgen dat je een effectief en doelgericht programma maakt:

• De doelstelling(en) van je programma
  Wat wil je bereiken met jouw onboarding programma? Wil je de tijd verkorten die nieuwe medewerkers nodig hebben om productief te worden? Of richt je je meer op integratie in de bedrijfscultuur? Je focus zal mogelijk per team verschillen, maar kader dit goed af voordat je je programma opstelt.
  
  
• De doelgroep
  Voor wie maak je je programma precies? Zorg ervoor dat je de behoeften en verwachtingen van je nieuwe medewerkers begrijpt. Verschillende functies en afdelingen kunnen verschillende benaderingen vereisen. Pas het programma dus aan op basis van de rol, ervaring en achtergrond van je nieuwe werknemers.
  
  
• De stakeholders
  Zorg ervoor dat je input krijgt van alle relevante stakeholders voordat je een onboarding programma maakt. Betrek met name HR, managers en teamleden. Hun feedback en betrokkenheid zijn cruciaal om een breed gedragen en effectief programma te ontwikkelen.
  
  
• Hulpbronnen en materialen
  Identificeer vervolgens welke middelen en materialen je nodig hebt voor het onboarding programma. Dit kan variëren van trainingsdocumenten en software tot fysieke middelen zoals werkplekken en apparatuur.
  
  
• Technologie en tools
  Overweeg het gebruik van technologie en tools om je onboardingsproces te ondersteunen. Denk aan een Learning Management System (LMS) voor trainingen, communicatieplatforms voor teaminteracties en projectmanagementtools om de voortgang bij te houden. Aangezien je vaak veel interne kennis in je onboarding wilt overbrengen, is het slim om een LMS te selecteren dat ook over een handige auteurstool beschikt.
  
  De Auteurstool van Studytube heeft bijvoorbeeld een geïntegreerde AI-co-piloot waarmee je medewerkers zelf eenvoudig online trainingen maken aan de hand van bestaande documenten, eigen kennis en andere input. Zo kan je ervoor zorgen dat teamleden snel, eenvoudig en op grote schaal hun kennis over tools, processen, systemen en de bedrijfscultuur kunnen delen met nieuwkomers.
  
  
• Het tijdschema
  Hoeveel tijd is er beschikbaar voor het onboarden van je nieuwkomers? Ontwikkel een gedetailleerd tijdschema voor je onboarding programma. Hierin bepaal je welke activiteiten en trainingen op welke momenten plaatsvinden. Zorg er bij het opstellen van dit schema ook voor dat er voldoende tijd is voor feedback en aanpassing.
  
  
• Evaluatie en aanpassing
  Bepaal ook van tevoren hoe je het succes van je onboarding programma gaat meten. Dit doe je onder andere door KPI's vast te stellen en door regelmatige evaluatiemomenten in te plannen om feedback te verzamelen en het programma voortdurend te verbeteren.
  
  
• Cultuur en waarden
  Een van de belangrijkste elementen van een goed onboarding programma is het de weerspiegeling van de kernwaarden en cultuur van de organisatie. Nieuwe medewerkers moeten vanaf het begin een goed begrip krijgen van de bedrijfscultuur en hoe zij hierin passen. Schrijf dit dus gedetailleerd uit voordat je je onboarding programma opstelt.

Download ‘De how-to gids voor een succesvolle onboarding’ om meer te leren over de belangrijkste pijlers van onboarding programma’s. Zo geef je nieuwe medewerkers een vliegende start in je organisatie!

Download gids

Voorbeeld van een onboarding programma 

Zodra je hebt stilgestaan bij de succesbepalende factoren in de vorige paragraaf, kan je beginnen met het opstellen van je daadwerkelijke programma. Dit programma kan je opsplitsen per activiteit of fase. 

Het onboarding programma per activiteit

• Voorbereiding
  Tijdens de voorbereiding van het onboarding programma zorg je ervoor dat alle benodigde materialen en middelen klaar staan voordat je nieuwe medewerkers beginnen. Is hun werkplek gereed? Hebben ze toegang tot IT-voorzieningen en de noodzakelijke systemen? 

Tip: Maak een overzichtelijke checklist met alle benodigdheden zoals een laptop, telefoon, inloggegevens voor software en een welkomstpakket. Bereid ook alle administratieve zaken voor, zoals contracten en reglementen, zodat je nieuwe medewerker zich meteen kan concentreren op het leren kennen van je organisatie.

• Introductie
  De introductie bestaat in elk geval uit een warm welkom, een kennismaking met het team en een rondleiding. Organiseer informele kennismakingssessies, bijvoorbeeld een lunch of koffiepauze, zodat de nieuwkomer zijn of haar collega's op een ontspannen manier leert kennen. Een overzicht van contactpersonen en ondersteuningskanalen binnen je organisatie mag tijdens de introductie ook niet ontbreken. Zo weten je nieuwe medewerkers altijd waar zij terecht kunnen met vragen.
  
  
• Training
  Een belangrijke activiteit binnen het onboarding programma is training. Bied gerichte trainingen aan die relevant zijn voor de rol van de nieuwe medewerker. Dit kan variëren van technische vaardigheden tot bedrijfsspecifieke procedures. Met een gepersonaliseerd trainingsplan dat rekening houdt met de specifieke behoeften en de achtergrond van de nieuwe medewerker, zit je altijd goed. Zorg voor een mix van online en offline trainingen, en maak gebruik van interactieve leermiddelen zoals e-learningmodules, workshops en hands-on oefeningen. Door vanaf het begin tussentijdse evaluaties in te plannen, kan je de voortgang goed monitoren en eventuele skill gaps of knowledge gaps direct aanpakken.
  
  
• Mentorship
  Het aanwijzen van een mentor of buddy die de nieuwe medewerker gedurende de eerste maanden begeleidt, is ook een essentieel onderdeel van het onboarding programma. Een mentor kan namelijk waardevolle ondersteuning bieden, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. Selecteer mentoren die ervaren en benaderbaar zijn, en bereid om tijd en moeite te investeren in de begeleiding van nieuwe medewerkers.
  
  
• Feedback
  Door regelmatige feedbacksessies te plannen, kan je de voortgang bespreken en eventuele vragen of zorgen aanpakken. Stel daarom een schema op voor één-op-één gesprekken tussen de nieuwe medewerker en hun leidinggevende, en moedig open communicatie aan. Deze sessies zijn ideaal om successen te vieren, verbeterpunten te identificeren en concrete doelen te stellen voor de komende periode. Maar het voornaamste doel is dat de nieuwe medewerker zich gehoord en ondersteund voelt vanaf de eerste dag.
  
  
• Evaluatie en aanpassing
  Evalueer het onboarding programma met regelmaat en pas het aan waar nodig. Door feedback van nieuwe medewerkers te verzamelen over hun onboarding ervaring kan je het programma doorlopend verbeteren. Blijf ook op de hoogte van de nieuwste trends en best practices in onboarding om je programma up-to-date en relevant te houden.

De bovenstaande activiteiten kunnen in verschillende fases worden ingedeeld om een gestructureerde en holistische ervaring te bieden; het onboarding programma per fase. Hiervan vind je hieronder een voorbeeld.

Het onboarding programma per fase

Fase 1: Voorbereiding (pre-boarding)

1. Documentatie en administratie
   • Verzamel en vul alle benodigde documenten in, zoals contracten, belastingformulieren en bedrijfsreglementen.
   • Verstrek een welkomstpakket met informatie over de bedrijfscultuur, missie en visie.
     
     
2. IT- en werkplekvoorbereiding
   • Maak de werkplek van de nieuwe medewerker klaar voor gebruik, inclusief hardware en software (denk aan inloggegevens voor systemen en tools).
   • Zorg voor toegang tot noodzakelijke bedrijfsapplicaties en het interne netwerk.

Fase 2: Eerste dag

1. Welkom en introductie
   • Organiseer een warm welkom en een rondleiding door je organisatie.
   • Stel je nieuwe medewerkers voor aan het team en de belangrijkste contactpersonen.
     
     
2. Basistraining
   • Geef een intro over de bedrijfsstructuur, kernwaarden en gedragscodes.
   • Bied een overzicht van de dagelijkse werkzaamheden en procedures.

Fase 3: Eerste week

1. Rol-specifieke training
   • Bied gedetailleerde training over specifieke verantwoordelijkheden en taken.
   • Organiseer demo’s en hands-on sessies met relevante tools en software.
     
     
2. Mentorschap
   • Koppel je nieuwkomer aan een mentor of buddy.
   • Plan regelmatig check-ins om vragen te beantwoorden en advies te geven.

Fase 4: Eerste maand

1. Verdiepende training
   • Bied aanvullende trainingen gericht op meer geavanceerde skills en kennis.
   • Organiseer workshops en bied toegang tot webinars en e-learning-modules.
     
     
2. Feedback en evaluatie
   • Plan feedbacksessies met de leidinggevende om de voortgang te bespreken.
   • Vraag naar de persoonlijke onboardingservaring en identificeer eventuele verbeterpunten.

Fase 5: Eerste kwartaal

1. Integratie in team en projecten
   • Actieve deelname aan teamvergaderingen en projecten.
   • Netwerkopbouw binnen de organisatie door middel van sociale en professionele evenementen.
     
     
2. Doorlopende ondersteuning en ontwikkeling
   • Voortdurende toegang tot leermiddelen en opleidingsmogelijkheden.
   • Periodieke evaluatiegesprekken om doelen en prestaties te bespreken en verdere ontwikkeling te plannen.

Fase 6: Continuïteit en verbetering

1. Langetermijnevaluatie
   • Halfjaarlijkse en jaarlijkse evaluaties om de voortgang en prestaties te bespreken.
   • Feedback van de nieuwe medewerker om het onboarding programma te verbeteren.
     
     
2. Carrièreontwikkeling
   • Bied opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden voor verdere groei binnen de organisatie.
   • Stel een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) op met concrete doelen en stappen.

Voorbeeld van een onboarding programma van week tot week

Stel je voor dat je een nieuweling verwelkomt in een marketingbedrijf. Je onboarding programma kan er dan (samengevat) als volgt uitzien:

• Week 1: Introductie en kennismaking met het team, rondleiding door het kantoor, en eerste training over bedrijfsprocessen.
  
  
• Week 2: Diepgaande training over specifieke tools en systemen die gebruikt worden op de marketingafdeling.
  
  
• Week 3: Start met kleine projecten onder begeleiding van een buddy.
  
  
• Week 4: Regelmatige feedbacksessies en integratie in grotere teamprojecten.

De volgende stap in het verbeteren van je onboardingsproces

Als je eenmaal een goed doordacht onboarding programma hebt ontwikkelt, is het zaak om je programma continu te verbeteren. Daar zijn regelmatige evaluaties en aanpassingen voor nodig. Met de volgende vier tips hou je je onboarding programma actueel, relevant, persoonlijk en toekomstgericht en maak je een echte retentiemagneet van jouw programma:

1. Verzamel feedback
   Vraag nieuwe medewerkers om hun onboardingservaring te beoordelen en gebruik hun feedback om verbeteringen door te voeren.
2. Blijf up-to-date
   Zorg ervoor dat je onboardingsmateriaal en -processen up-to-date blijven met de laatste bedrijfsontwikkelingen en technologieën.
3. Personaliseer de ervaring
   Probeer het onboardingsproces zoveel mogelijk af te stemmen op de individuele behoeften en rollen van nieuwe medewerkers.
4. Investeer in opleiding en ontwikkeling
   Bied doorlopende opleidingsmogelijkheden aan om nieuwe medewerkers te helpen groeien en zich verder te ontwikkelen binnen je organisatie.

Meer leren over hoe je nieuwe medewerkers een vliegende start geeft in jouw organisatie? Download dan ‘De how-to gids voor een succesvolle onboarding’. Hierin leer je de drie belangrijkste pijlers van een onboarding programma kennen en de vijf voornaamste succesfactoren. Zo zet je met gemak zelf een succesvol programma op!

Download how-to gids

Veelgestelde vragen over onboarding programma’s

• Wat is een onboarding programma?
  Een onboarding programma is een gestructureerd proces dat nieuwe medewerkers helpt om snel en effectief deel uit te maken van een organisatie. Het omvat alles van het invullen van benodigde documenten tot training en integratie in de bedrijfscultuur.
  
  
• Waarom is een onboarding programma belangrijk?
  Een goed onboarding programma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, snel productief worden en langer bij de organisatie blijven. Het helpt ook om fouten te verminderen en de algehele medewerkerstevredenheid te verhogen.
  
  
• Hoe lang moet een onboarding programma duren?
  De duur kan variëren, maar een effectief onboarding programma duurt meestal tussen de drie en zes maanden tot een jaar. Dit biedt voldoende tijd voor introductie, training, integratie en evaluatie.
  
  
• Wat zijn de belangrijkste elementen van een onboarding programma?
  Belangrijke elementen zijn voorbereiding, introductie, rol-specifieke training, mentorschap, feedbacksessies, en doorlopende ondersteuning en ontwikkeling.
  
  
• Hoe kan ik de effectiviteit van mijn onboarding programma meten?
  Effectiviteit kan worden gemeten door feedback van nieuwe medewerkers te verzamelen, het verloop onder nieuwe medewerkers te volgen, en prestaties en productiviteit te evalueren tijdens en na de onboardingsperiode.
  
  
• Wat is het verschil tussen pre-boarding en onboarding?
  Pre-boarding vindt plaats voordat de nieuwe medewerker officieel begint en omvat administratieve taken en voorbereiding. Onboarding begint op de eerste werkdag en omvat de introductie, training en integratie in de organisatie.
  
  
• Moet elke nieuwe medewerker hetzelfde onboarding programma doorlopen?
  Hoewel de kern van het programma voor iedereen hetzelfde kan zijn, is het belangrijk om onderdelen aan te passen aan de specifieke rol en behoeften van de medewerker.
  
  
• Hoe betrek ik huidige medewerkers bij het onboardingsproces?
  Huidige medewerkers kunnen worden betrokken als mentoren of buddies, door deel te nemen aan kennismakingssessies en door het aanbieden van training en ondersteuning aan nieuwe medewerkers.
  
  
• Wat zijn de grootste uitdagingen bij onboarding?
  Veelvoorkomende uitdagingen zijn het aanbieden van consistente en relevante training, het onderhouden van de betrokkenheid van nieuwe medewerkers en het aanpassen van het programma aan verschillende rollen en niveaus binnen de organisatie.
  
  
• Hoe kan technologie helpen bij onboarding?
  Technologie kan het onboardingsproces ondersteunen door middel van Learning Management Systems (LMS) voor trainingen, een auteurstool voor het maken van trainingen, communicatieplatforms voor teaminteracties en projectmanagementtools om de voortgang bij te houden.