Rollen beheren met een learning management system: hoe werkt het?

Een learning management system of LMS kent verschillende typen gebruikers en helpt jou om de rechten van deze gebruikers te beheren. Hoe de gebruikers en hun rechten precies worden gedefinieerd, verschilt per type LMS. In deze blog vertellen we je meer over de gebruikersrollen en -rechten binnen een modern LMS.

Vier rollen

Over het algemeen zijn er vier rollen te onderscheiden binnen een modern LMS:

• Een beheerder (meestal HR of L&D) is verantwoordelijk voor het opleidingshuis, de budgetten en de opleidingsadministratie. Soms heeft de beheerder ook de verantwoordelijkheid toezicht te houden op de voortgang van leren, maar vaker ligt dit bij de manager.
• Een manager is verantwoordelijk voor het leergedrag van een team en houdt toezicht op het trainingsaanbod en de voortgang van leren binnen zijn of haar team.
• Een trainer ontwikkelt verschillende trainingen die aansluiten op de leerbehoefte van medewerkers. Dit kunnen bedrijfsspecifieke trainingen zijn, maar ook trainingen die gaan over het aanleren van een competentie.
• Een medewerker heeft de bevoegdheid voor het volgen van online, klassikale of blended trainingen uit de trainingsbibliotheek.

Gebruikersrechten in een LMS

De rol binnen een LMS bepaalt in grote mate de rechten die iemand krijgt. De gebruikersrechten in een LMS zijn grofweg in vijf categorieën in te delen:

Zoek, boek en volg trainingen

Klassikale, online en blended trainingen (o.a. microlearnings) zijn te vinden via de online academy en te volgen door medewerkers.

Beheer de academy

Het centraal beheren van de online academy biedt de mogelijkheid zelf het leeraanbod te bepalen. Naast online, klassikale en blended trainingen is het organiseren van events mogelijk - denk aan workshops, webinars en presentaties.

Stuur leeractiviteiten

Het sturen op leeractiviteiten bepaalt of leeractiviteiten worden toegewezen aan medewerkers of teams. Leeractiviteiten kunnen automatisch of handmatig toegewezen worden op basis van bijvoorbeeld het functieprofiel.

Het toevoegen van assessments en certificering aan leeractiviteiten stelt je in staat om de ontwikkeling van medewerkers te monitoren, bij te sturen en het vaardigheidsniveau te verifiëren.

Beheer medewerkers

Koppel de HR-administratie aan het LMS, zodat medewerkers via één centrale plek worden beheerd. Op deze manier is het mogelijk medewerkers gemakkelijk uit te nodigen voor of te verwijderen uit de online academy. Daarnaast is het mogelijk om teams aan te maken en automatische berichtgeving te versturen.

Accordeer, budgetteer en regel het leveranciersmanagement

In het LMS worden opleidingsbudgetten gecontroleerd en administratieve werkzaamheden beperkt tot een minimum. Gebruikers met dit recht stellen eenvoudig accorderingsprocessen en opleidingsbudgetten in en passen leveranciersmanagement toe.

Gebruikersrechten gekoppeld aan de rol

Bovengenoemde rechten kunnen aan de verschillende rollen worden toegekend. Een mogelijke indeling in het LMS ziet er dan zo uit:

• Medewerkers hebben het recht tot het zoeken, boeken en volgen van trainingen.
• Trainers hebben het recht om de academy te beheren.
• Managers hebben het recht om leeractiviteiten te sturen en medewerkers te beheren.
• Beheerders (HR en L&D) hebben het recht tot alle voorgaande categorieën en het accorderen, budgetteren en het regelen van leveranciersmanagement.

Al met al biedt een LMS dus de mogelijkheid verschillende rollen te verdelen en gebruikersrechten toe te wijzen. Hoewel de rol van beheerder, manager, trainer en medewerker verschillend zijn, helpen zij gezamenlijk bij het sturen en inrichten van training en ontwikkeling binnen de organisatie.