Wat is kennismanagement en waarom kan een organisatie niet zonder?

Het begrip "kennismanagement" klinkt al jaren in de boardroom. Inmiddels is deze term ook doorgedrongen tot de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer. We willen allemaal steeds "slimmer" werken en "iets doen" met de kennis die in onze organisatie aanwezig is. Maar wat is kennismanagement precies? En waarom is het onmisbaar in een organisatie? We leggen het uit in deze blog.

Wat is kennis?

Om een antwoord te geven op de hamvraag van deze blog, beginnen we bij de vraag "Wat is kennis?". Professor in de Organisatiekunde Mathieu Weggeman geeft de volgende formule:

Kennis = informatie * (ervaring * vaardigheden * attitude)

We gaan nu dieper in op alle componenten van deze formule.

Expliciete kennis is vast te leggen

Informatie is expliciete kennis. Deze "tastbare kennis" kun je vastleggen en delen. Als de medewerker aan het einde van de dag vertrekt, blijft deze expliciete kennis aanwezig in het bedrijf.

De informatie die een dashboard weergeeft

Een voorbeeld van expliciete kennis is een dashboard waarop de resultaten van de marketingactiviteiten worden bijgehouden. Deze inzichten zitten in het hoofd van de medewerker, maar omdat het dashboard zelf door iedereen in te zien is, is deze informatie "expliciete kennis".

Impliciete kennis hoort bij de medewerkers

Het stuk "ervaring * vaardigheden * attitude" omvat de impliciete kennis. Deze "ontastbare kennis" hoort bij de medewerkers. Die neemt de medewerker dus mee naar huis aan het einde van zijn werkdag. In het ergste geval gaat de medewerker uit dienst en verdwijnt deze kennis helemaal uit de organisatie.

Het inrichten van het dashboard

De ervaring met het bouwen van het dashboard is impliciete kennis. De medewerker heeft gekozen om bepaalde KPI's te meten. De gedachtegang daarachter zit in zijn hoofd, net als de praktische knowhow van het inrichten van zo'n dashboard.

Wat is kennismanagement?

Dit gaat over het vastleggen, delen, gebruiken en managen (1) van de tastbare én ontastbare kennis in een organisatie. Het doel hiervan is faciliteren, zodat zo efficiënt mogelijk kan worden toegewerkt naar de organisatiedoelen. Kennismanagement is dan ook een hulpmiddel voor lerende organisaties.

Lees ook: "Hoe QTC Recruitment kennis deelt en borgt met het leerplatform van Studytube"

Wat is kennismanagement niet?

Het is geen doel op zich. Het is een middel om de taken zo goed en zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Het is niet de verantwoordelijkheid van één afdeling, bijvoorbeeld HR of IT. Het wordt juist door de hele organisatie breed gedragen.

Een slimmere organisatie

Hoe ging het vroeger?

Niemand wil het wiel steeds opnieuw uitvinden. Zolang er organisaties zijn, wordt kennis dus al "gemanaged". Alleen verandert de vorm natuurlijk wel steeds. Tot voor kort sloegen we informatie op in archiefkasten en bibliotheken. Trainingen volgden we in een klaslokaal. En nog altijd wisselen we, heel informeel, ervaringen uit met onze collega's bij de koffieautomaat of tijdens de lunch.

Nieuwe technologie maakt kennisoverdracht gemakkelijker

Die informele interactie en kennisuitwisseling stimuleren organisaties tegenwoordig heel bewust, bijvoorbeeld door Slack of het opzetten van een interne wiki. Daarnaast maken organisaties just-in-time learning mogelijk. En het maken van een eigen bedrijfsspecifieke training is tegenwoordig zo laagdrempelig, dat steeds meer organisaties hiermee bezig zijn.

Informatie overload

Maar de nieuwe technologie brengt ons niet alleen maar gemakken op het gebied van kennis- en informatieoverdracht. We kampen ook met een overload aan kennis en data. Door de opkomst van het Internet of Things verzamelen we steeds meer gegevens.

Zonder de juiste interpretatie blijft die data echter waardeloos. Het opslaan, verwerken en interpreteren van deze enorme hoeveelheid informatie levert weer nieuwe uitdagingen op.

Wat levert kennismanagement organisaties op?

Kort samengevat kunnen organisaties hun bedrijfsresultaat verbeteren als zij hun kennis slim managen (2). Zij slagen er daarmee in de productiviteit en competenties van medewerkers te verhogen.

Door kennis optimaal te benutten en te delen, kunnen bedrijven een flexibeler, beter geïnformeerd en mondiger personeelsbestand creëren. En dit heb je nodig voor groei en succes op de lange termijn.

Met effectief kennismanagement kun je:

• Intellectueel kapitaal benutten

Wat is het meest waardevolle bezit van een organisatie in de kenniseconomie? Haar collectieve kennis, ervaring en expertise! Kennismanagement zorgt ervoor dat dit intellectuele kapitaal optimaal wordt benut, wat leidt tot betere besluitvorming, probleemoplossing en innovatie.

• Betere beslissingen maken

Toegang tot de juiste kennis op het juiste moment. Zowel leiders als werknemers hebben dit nodig om weloverwogen, datagestuurde beslissingen te kunnen nemen. Kennismanagementsystemen bieden een betrouwbare opslagplaats van informatie, best practices en eerder geleerde lessen, waardoor het risico op fouten afneemt en je tot effectievere strategieën komt.

• Innovatie stimuleren

Innovatie gedijt in een omgeving die het delen van kennis en samenwerking aanmoedigt. Kennismanagement vergemakkelijkt de uitwisseling van ideeën, inzichten en perspectieven, waardoor creativiteit wordt gestimuleerd en innovatie tussen verschillende afdelingen en teams wordt gestimuleerd.

• Leren en ontwikkelen versnellen

Leren is een continu proces dat de groei van werknemers en het aanpassingsvermogen van de organisatie stimuleert. Door het centraliseren en organiseren van leermiddelen ondersteunt kennismanagement efficiënte training, bijscholing en professionele ontwikkelingsinitiatieven.

• De organisatorische flexibiliteit verbeteren

In een snel veranderend bedrijfslandschap moeten organisaties zich snel aanpassen om concurrerend te blijven. Kennismanagement stelt bedrijven in staat om te leren van ervaringen uit het verleden en sneller te reageren op verschuivingen in de markt en opkomende trends.

• Een leercultuur voeden

Een sterke kennismanagementstrategie bevordert een leercultuur binnen de organisatie. Als werknemers zien dat hun bijdragen worden gewaardeerd en dat leren wordt aangemoedigd, zullen ze eerder geneigd zijn om te investeren in hun persoonlijke groei.

• De klantervaring verbeteren

Kennismanagement geeft klantgerichte teams toegang tot nauwkeurige en actuele informatie, zodat ze de klant beter kunnen ondersteunen. Een goed geïnformeerd klantenserviceteam kan een persoonlijkere en efficiëntere klantervaring bieden.

• Institutionele kennis behouden

Organisaties verliezen soms cruciale kennis wanneer medewerkers vertrekken of met pensioen gaan. Kennismanagement zorgt ervoor dat waardevolle institutionele kennis wordt vastgelegd, bewaard en beschikbaar wordt gemaakt voor huidige en toekomstige werknemers.

• Samenwerking en communicatie versterken

Efficiënte platforms voor het delen van kennis zorgen voor een naadloze samenwerking tussen teamleden, afdelingen en geografisch verspreide locaties. Deze onderlinge verbondenheid bevordert een gevoel van eenheid en een collectief doel, wat de algehele productiviteit en efficiëntie stimuleert.

• Je concurrentievoordeel vergroten

Kennismanagement kan een bron zijn van duurzaam concurrentievoordeel. Organisaties die hun kennis effectief beheren en inzetten, zijn beter uitgerust om te innoveren, uitdagingen aan te gaan en nieuwe kansen op de markt te grijpen.

9 slimme strategieën en tactieken

Redenen waarom je als organisatie niet zonder kennismanagement kan zijn er dus genoeg. Maar hoe kun je kennis nou effectief beheren om succes te stimuleren?

Hieronder verkennen we negen strategieën en tactieken voor effectief kennismanagement. Zo kun je een cultuur van continu leren en groei creëren.

1. Benut de kracht van technologie

In een wereld die gedomineerd wordt door technologie, is het essentieel om het potentieel ervan voor kennismanagement te omarmen. Implementeer daarom een robuust Learning Management System (LMS) en/of leerplatform om training, het delen van kennis en het ontwikkelen van vaardigheden te stroomlijnen. Selecteer een platform waarmee je niet alleen bronnen centraliseert, maar werknemers ook in staat stelt om in hun eigen tempo te leren. Dit stimuleert een zelfsturende leercultuur.

2. Stimuleer een cultuur van kennisdeling

De meest waardevolle kennis bevindt zich vaak binnen de getalenteerde werknemers van je organisatie. Stimuleer daarom een cultuur van kennisdeling, waarin werknemers zich gesterkt voelen om hun expertise en inzichten openlijk te delen. Maak gebruik van teamvergaderingen, workshops en online samenwerkingstools om de uitwisseling van kennis tussen collega's te vergemakkelijken.

3. Documenteren en organiseren

Kennis gaat gemakkelijk verloren als deze niet goed wordt vastgelegd en georganiseerd. Moedig je teams aan om best practices, geleerde lessen en projectinzichten te documenteren. Of het nu via interne wiki's, digitale bibliotheken, gedeelde mappen of een leerplatform als dat van Studytube verloopt, goed gestructureerde kennisborging kan een game-changer zijn.

4. Geef prioriteit aan continu leren

Stimuleer een groeimindset binnen uw organisatie door prioriteit te geven aan continu leren en professionele ontwikkeling. Bied werknemers de mogelijkheid om workshops, webinars en conferenties bij te wonen. Overweeg daarnaast om micro-learnings beschikbaar te stellen die hapklare, gemakkelijk verteerbare stukjes kennis aanbieden.

5. Gamificeer leerervaringen

Gamification kan een krachtig hulpmiddel zijn voor kennismanagement. Door gamified elementen op te nemen in je trainingsprogramma's en leermateriaal kun je de betrokkenheid en motivatie vergroten. Leaderboards, badges en beloningen maken het leren spannender en misschien zelfs verslavend.

6. Maak gebruik van sociaal leren

Leren hoeft niet beperkt te blijven tot een formele omgeving. Sociaal leren, via discussieforums en online gemeenschappen, is ook een rijke bron voor kennisdeling. Moedig je werknemers aan om actief deel te nemen, vragen te stellen en feedback van collega's te vragen.

7. Voer kennisaudits uit

Beoordeel en evalueer regelmatig de kennismanagementprocessen van je organisatie. Voer kennisaudits uit om tekortkomingen, redundanties en verbeterpunten te identificeren. Gebruik de verkregen inzichten om jouw kennismanagementstrategie voortdurend te verfijnen.

8. Maken leren op afstand mogelijk

In het tijdperk van werken op afstand en verspreide teams, moet je digitale leeroplossingen niet over het hoofd zien. Virtuele klaslokalen, webinars en e-learningprogramma’s kunnen ervoor zorgen dat je werknemers waar dan ook altijd toegang hebben tot kennisbronnen.

9. Ondersteun ‘kenniskampioenen’

Identificeer en ondersteun kenniskampioenen binnen jouw organisatie. Deze mensen zijn gepassioneerd over het delen van kennis en kunnen optreden als mentor voor nieuwere medewerkers. Erken en beloon hun inspanningen om een positieve cultuur van kennisdeling te creëren.

Meer leren over effectief kennismanagement? Download dan nu ons e-book "Het borgen en delen van kennis efficiënt en centraal georganiseerd". 

Bronnen: (1) Wikipedia Knowledge Management; (2) InFocus 2017: Knowledge Transfer